Jesteś tutaj

Sprawozdanie z działalności Archiwum Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego za 2015 rok

SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI ARCHIWUM

WARSZAWSKIEGO UNIWERSYTETU MEDYCZNEGO ZA 2015 ROK

 

            W roku sprawozdawczym działalność Archiwum Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego obejmowała standardowe czynności związane z przyjmowaniem i udostępnianiem akt oraz ich ewidencjonowaniem i przechowywaniem.

 

1. NAZWA JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ

 

Warszawski Uniwersytet Medyczny

2. IMIĘ, NAZWISKO, STANOWISKO SŁUŻBOWE ARCHIWISTY

 

1. Jakub Paprotny – Kierownik Archiwum

2. Maria Mentrak – Specjalista

3. Beata Jankowska-Piętka – Starszy referent

3. OPIS LOKALU ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

 

Lokal Archiwum usytuowany jest na drugim piętrze wolnostojącego budynku mieszczącego się przy ul. Pawińskiego 3 (Budynek Logistyki). Składa się z 8 pomieszczeń magazynowych o łącznej powierzchni ok.450 m², którego wyposażenie stanowią: regały stacjonarne metalowe, regały stacjonarne SYSCO, meble biurowe i archiwalne, aparatura do pomiaru wilgotności i temperatury powietrza. Zabezpieczenie przed pożarem, włamaniem, kradzieżą i innymi ujemnymi czynnikami mogącymi mieć wpływ na przechowywanie zbioru dokumentacji stanowi: sprzęt p.poż., gaśnice, ochrona całodobowa obiektu, okna pomieszczeń magazynowych zabezpieczone przed szkodliwym działaniem promieni słonecznych, zabezpieczone przewody elektryczne.

Na lokal archiwum składają się również dwa pomieszczenia biurowe oraz magazyn na materiały biurowe.

4. DOKUMENTACJA PRZEJĘTA DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

 

 

NAZWA KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ PRZEKAZUJĄCEJ DOKUMENTACJĘ:

ILOŚĆ PRZEJĘTEJ DOKUMENTACJI:

MATERIAŁY ARCHIWALNE (KAT.A)

DOKUMENTACJA NIEARCHIWALNA (KAT.B)

ilość w mb

ilość w jednostkach archiwalnych

Ilość w mb

ilość w jednostkach archiwalnych

Dział Ewidencji Kosztów i Gospodarki Materiałowej

 

-

 

-

 

1,07

 

49

Biuro Rektora

-

-

2,86

143

Wydziałowa Komisja Rekrutacyjna Wydziału Lekarsko-Dentystycznego

 

-

 

-

 

1,661

 

5053

I Wydział Lekarski

0,98

33

0,40

54

Dział Personalny

0,16

16

3,96

286

Sekretariat Kanclerza

-

-

0,31

19

Kancelaria Uczelni

-

-

1,20

308

Wydział Nauki o Zdrowiu

-

-

13,45

1158

Biuro Obsługi Działalności Podstawowej

0,90

89

-

-

Dział Logistyki

-

-

0,74

14

II Wydział Lekarski z Oddziałem Nauczania w Języku Angielskim oraz Oddziałem Fizjoterapii

 

 

0,55

 

 

2

 

 

4,46

 

 

408

Uczelniana Komisja Rekrutacyjna

-

-

0,03

6

Wydział Farmaceutyczny z Oddziałem Medycyny Laboratoryjnej

 

-

 

-

 

3,70

 

228

Wydziałowa Komisja Rekrutacyjna I i II Wydziału Lekarskiego

 

-

 

-

 

2,39

 

7499

Wydziałowa Komisja Rekrutacyjna Wydziału Nauki o Zdrowiu

 

-

 

-

 

0,08

 

128

Dział Ochrony Pracy i Środowiska

-

-

0,25

10

Biblioteka Główna

-

-

4,72

76

Dział Płac

0,20

1

0,30

11

5. ILOŚĆ WOLNYCH PÓŁEK

ilość wolnych półek w magazynach w mb

420,319

6. UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI

ilość udostępnionych jednostek archiwalnych

liczba osób korzystających z dokumentacji

458

86

7. WYPOŻYCZANIE DOKUMENTACJI Z ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

ilość udostępnionych jednostek archiwalnych

181

8. ILOŚĆ WYBRAKOWANEJ DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

ilość w mb

ilość w jednostkach archiwalnych

 

-

-

9. UWAGI

- Systematycznie oraz w miarę możliwości prowadzono dalsze prace związane z weryfikacją i wprowadzaniem poprawek w ewidencji Archiwum – m. in. weryfikacja i sprawdzanie wykazu spisu zdawczo-odbiorczego ze spisami zdawczo-odbiorczymi oraz dokumentacją na półkach w magazynach, poprawianie błędnego formatu sygnatur.

 

- Prowadzono nadzór nad pracami związanymi z porządkowaniem dokumentacji Działu Płac – m. in. deklaracje podatkowe (PIT-y, zwolnienia lekarskie). Praca wykonywana przez osobę zatrudnioną na umowę zlecenie. Dokumentacja zgromadzona w tzw. registraturze (pok. 506 w Rektoracie Uczelni). Praca mająca na celu przekazanie dokumentacji do zasobu Archiwum Uczelni.

 

- Prowadzono dalsze prace związane z wdrażaniem programu komputerowego AZAK.

 

- Archiwum Uczelni z Sekcją Archiwów Instytucji Naukowych i Kulturalnych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich współorganizowało konferencję na temat „Postępowanie z dokumentacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej i innych źródeł zewnętrznych. Archiwa uczelniane, instytucji naukowych i kulturalnych po nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach”.

 

- Prowadzono prace związane z poprawianiem ewidencji dotyczącej dokumentacji Konkursów na stanowiska – przekazanej przez I Wydział Lekarski.

 

- Przygotowano ok. 225,11 mb, na które składa się 48928 j.a. dokumentacji do wybrakowania.

 

- Przeprowadzono szkolenia:

 - Z pracownikiem Biura Obsługi Działalności Podstawowej – w zakresie porządkowania dokumentacji Statystycznych opracowań do sprawozdań dla GUS;

 - Z pracownikiem Biura Pełnomocnika Rektora ds. Budowy Szpitala Pediatrycznego – w zakresie porządkowania dokumentacji zamówień publicznych i przetargów.

 

- Kierownik Archiwum uczestniczył w konferencji:

 - na temat „Zachowanie cyfrowego dziedzictwa archiwalnego”, organizowanej przez Narodowe Archiwum Cyfrowe i Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu.