Jesteś tutaj

Sprawozdanie z działalności Archiwum Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego za rok 2014

 

    W roku sprawozdawczym działalność Archiwum Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego obejmowała standardowe czynności związane z przyjmowaniem i udostępnianiem akt oraz ich ewidencjonowaniem i przechowywaniem.

Ilość dokumentacji przekazanej do archiwum

Kat. A (w mb)

9,78

Kat. B (w mb)

20,96

Ilość dokumentacji wybrakowanej

Kat. B (w mb)

-

Liczba interesantów (absolwenci, skreśleni), którym wydano dokumenty (na miejscu)

 

29

Liczba wypożyczonej dokumentacji (do Komórek Organizacyjnych)

(w j.a.)

246

Wgląd do akt, na który składają się: informacje udzielane przez telefon; wysyłanie zeskanowanych dokumentów (e-mail); wysyłanie dokumentów (przez Kancelarię); interesanci, którym udostępniono dokumentację (na miejscu)

 

168

Ilość wolnych półek w magazynach

(w mb)

464,69

 

- Systematycznie oraz w miarę możliwości prowadzono dalsze prace związane z weryfikacją i wprowadzaniem poprawek w ewidencji Archiwum – m.in. weryfikacja i sprawdzanie wykazu spisów zdawczo-odbiorczych ze spisami zdawczo-odbiorczymi oraz dokumentacją na półkach w magazynach; poprawianie błędnego formatu sygnatur.

·        Prowadzono prace związane z przygotowywaniem Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, Instrukcji Kancelaryjnej, Instrukcji o organizacji i zakresie działania Archiwum WUM w celu wysłania do zatwierdzenia w/w przepisów kancelaryjno-archiwalnych do Archiwum Państwowego w Warszawie i wprowadzenia nowych przepisów kancelaryjno-archiwalnych w WUM.

 

·        Prowadzono nadzór nad pracami związanymi z porządkowaniem dokumentacji – akt osobowych – Działu Personalnego. Prace wykonywane przez dwie osoby zatrudnione na umowę zlecenie. Dokumentacja zgromadzona w tzw. registraturze (pok. 506 w Rektoracie Uczelni) oraz znajdująca się w pokojach pracowników Działu Personalnego. Prace mające na celu przekazanie dokumentacji do zasobu Archiwum Uczelni.

·        Prowadzono nadzór nad pracami związanymi z porządkowaniem dokumentacji – akt osobowych studenckich – Dziekanatu I Wydziału Lekarskiego. Prace wykonywane przez dwie osoby zatrudnione na umowę zlecenie. Dokumentacja znajdująca się w pokojach pracowników Dziekanatu. Prace mające na celu przekazanie dokumentacji do zasobu Archiwum Uczelni.

·        Prowadzono nadzór nad pracami związanymi z porządkowaniem dokumentacji – akt przewodów doktorskich – Dziekanatu I Wydziału Lekarskiego. Prace wykonywane przez jedną osobę zatrudnioną na umowę zlecenie. Poprawiono dokumentację znajdującą się już w zasobie Archiwum Uczelni (rocznik 2007) przyjętą spisem zdawczo-odbiorczym nr 917/60 z dnia 21.12.2009 roku oraz dokumentacja znajdująca się w pokoju pracownika Dziekanatu. Prace mające na celu przekazanie dokumentacji do zasobu Archiwum Uczelni.

·        Prowadzono dalsze prace związane z wdrażaniem programu komputerowego AZAK.

 

·        Przeprowadzono szkolenia:

- Z pracownikiem Biura Obsługi Działalności Podstawowej – w zakresie porządkowania dokumentacji „Obozy studenckie dla członków Studenckich Kół Naukowych” z wydzielaniem do kategorii A - programów naukowo-dydaktycznych i sprawozdań;

 

- Z pracownikiem Biura Obsługi Działalności Podstawowej – w zakresie porządkowania dokumentacji akt osobowych doktoranckich;

- Z pracownikami - Dziekanatu Wydziału Nauki o Zdrowiu, Dziekanatu I Wydziału Lekarskiego i Biura Obsługi Działalności Podstawowej – w zakresie porządkowania dokumentacji „Obciążenia dydaktyczne” – sprawozdania z realizacji pensum dydaktycznego;

- Z pracownikami Dziekanatu Oddziału Nauczania w Języku Angielskim II Wydziału Lekarskiego – w zakresie opisu teczek akt osobowych studenckich, porządkowania dokumentów, przygotowania spisu zdawczo-odbiorczego.

 

·        Kierownik Archiwum (Pan Jakub Paprotny) uczestniczył w konferencji szkoleniowej:

- na temat „Archiwa szkół wyższych, instytucji naukowych i kulturalnych – osiągnięcia i wyzwania na przestrzeni ostatnich 70 lat”, organizowanym przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich Sekcję Instytucji Naukowych i Kulturalnych, Instytut Historyczny Uniwersytetu Wrocławskiego oraz Archiwum Politechniki Wrocławskiej.