Załącznik nr 2 do Instrukcji kancelaryjnej

WARSZAWSKI 
UNIWERSYTET MEDYCZNY

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
UNIWERSYTETU MEDYCZNEGO

Warszawa, grudzień 2006

Część I.  WSTĘP

       
Jednolity Rzeczowy Wykaz akt Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego został opracowany na podstawie szeregu aktów normatywnych wydanych przez naszą Uczelnię m.in. Statutu, Zarządzeń Rektora, Zarządzeń Kanclerza oraz pisemnych informacji z komórek organizacyjnych co do rodzaju wytwarzanych dokumentów i czasokresu ich przydatności dla celów użytkowych, naukowych czy badawczych.
Jednolity Wykaz Akt stanowi podstawę do właściwego, zgodnego z zasadami i procedurami uporządkowania akt w każdej komórce organizacyjnej. Jest wykazem rzeczowym, ponieważ przedmiotem klasyfikacji są konkretne sprawy, a jednocześnie wykazem jednolitym, opartym na systemie podziału zadań (spraw) dla całej uczelni. W praktyce oznacza to, że akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych będą posiadać ten sam symbol klasyfikacyjny i czas przechowywania (np. B 50) dla konkretnego hasła. Ale, za to odróżniać je będą kody identyfikacyjne utworzone z osobna dla każdej komórki organizacyjnej.
Ścisłe przestrzeganie tych zasad prowadzi do prawidłowej regulacji obiegu dokumentów 
w naszej Uczelni, porządkuje proces przekazywania materiałów archiwalnych i niearchiwalnych 
do Archiwum Uczelni, określa też zasady opracowywania i ewidencjonowania akt w komórkach organizacyjnych. 

Część  II.  Spis klas  I i II  rzędu

0		ZARZĄDZANIE		
	00	Organy kolegialne ...............................................................................................	36	
	01	Organizacja. Zarządzanie ...................................................................................	37	
	02	Planowanie. Sprawozdawczość ..........................................................................	39	
	03	Problematyka statystyczno-analityczna ..............................................................	41	
	04	Działalność promocyjno-reprezentacyjna ..........................................................	41	
	05	Obsługa prawna. Skargi i wnioski ......................................................................	43	
	06	Informatyka .........................................................................................................	43	
	07	Współdziałanie i kontakty ..................................................................................	44	
	08	Biurowość. Archiwum Uczelni ..........................................................................	46	
	09	Kontrola i audyt wewnętrzny ..............................................................................	47	
1		KADRY		
	10	Podstawowe zasady pracy i płacy .......................................................................	48	
	11	Gospodarka funduszem wynagrodzeń i etatami .................................................	48	
	12	Zatrudnienie ........................................................................................................	50	
	13	Bezpieczeństwo i higiena pracy ..........................................................................	51	
	14	Szkolenie pracowników .....................................................................................	52	
	15	Dyscyplina pracy. Urlopy ..................................................................................	52	
	16	Sprawy socjalno-bytowe pracowników...............................................................	53	
	17	Emerytury, renty, ubezpieczenia ........................................................................	54	
	18	Ewidencja osobowa ............................................................................................	54	
2		ŚRODKI RZECZOWE		
	20	Podstawowe zasady zaopatrzenia .......................................................................	55	
	21	Inwestycje, remonty, eksploatacje ......................................................................	55	
	22	Administracja nieruchomości i gruntów ............................................................	56	
	23	Gospodarka majątkowa ......................................................................................	57	
	24	Gospodarka środkami ruchomymi ......................................................................	58	
	25	Transport i łączność ............................................................................................	59	
3		FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ		
	30	Planowanie i realizacja budżetu .........................................................................	60	
	31	Księgowość finansowa .......................................................................................	62	
	32	Rachuba płac i dowody kasowe .........................................................................	62	
	33	Księgowość materiałowa ....................................................................................	63	
	34	Nadzór finansowo-księgowy ..............................................................................	63	
	35	Podatki i taksy ....................................................................................................	64	
	36	Zamówienia publiczne ........................................................................................	64	
4		BEZPIECZEŃSTWO		
	40	Sprawy wojskowe i cywilne ..............................................................................	64	
5		DYDAKTYKA. WYCHOWANIE		
	50	Założenia organizacyjno-programowe ...............................................................	65	
	51	Rekrutacja ...........................................................................................................	66	
	52	Tok studiów ........................................................................................................	66	
	53	Inne formy nauczania .........................................................................................	67	
	54	Sprawy socjalno-bytowe studentów i doktorantów ...........................................	67	
	55	Ewidencja studentów, słuchaczy i doktorantów ................................................	67	
	56	Wychowanie. Dyscyplina ..................................................................................	67	
	57	Samorząd studencki ............................................................................................	68	
	58	Staże naukowe ....................................................................................................	68	
	59	Nadawanie stopni i tytułów naukowych ............................................................	68	
6		BADANIA NAUKOWE		
	60	Przepisy prawne zewnętrzne ..............................................................................	69	
	61	Organizacja i koordynacja badań naukowych ....................................................	69	
	62	Prace naukowo-badawcze ..................................................................................	69	
	63	Konferencje naukowe .........................................................................................	70	
	64	Informacja naukowa ...........................................................................................	70	

Część  III. Wykaz akt

Symbole klasyfikacyjne 
akt	Hasła klasyfikacyjne akt	Kategoria archiwalna
akt	Objaśnienia
i uwagi	
K l a s y		w komórce
macierzystej	w innych
komórkach		
I	II	III	IV					
1	2	3	4	5	6	7	8	
0	 	 	 	ZARZĄDZANIE	 	 	 	
 	00	 	 	Organy kolegialne	 	 	 	
 		000		Przepisy prawne dotyczące organów kolegialnych	B10		Przepisy zewnętrzne	
 	 	001	 	Senat	 	 	 	
 	 	 	0010	Posiedzenia Senatu	A	Bc	Skład, protokóły posiedzeń wraz z załącznikami, lista obecności, wnioski, sprawozdania, stenogramy i relacje 
z wykonania uchwał	
			0011	Uchwały Senatu	A	Bc	kopie uchwał Senatu – kat. B 5 można przechowywać oddzielnie	
 	 	 	0012	Materiały na posiedzenia	A	Bc	Do kategorii A zalicza się opracowania problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenia.	
 	 	002	 	Rada wydziału /instytutu innej jednostki/	 	 	 	
 	 	 	0020	Posiedzenia rady wydziału
/instytutu, innej jednostki/	A	Bc	jak w klasie 0001	
 	 	 	0021	Materiały na posiedzenia	A	Bc	jak w klasie 0010	
 	 	003	 	Kolegia Uczelniane	 	 	 	
 	 	 	0030	Kolegium Rektorskie	A	Bc	Skład, protokóły posiedzeń, uchwały, sprawozdania	
 	 	 	0031	Kolegium Dziekańskie	A	Bc	jak w klasie 0030	
 	 	 	0032	Narady administracyjne	A	Bc	jak w klasie 0030	
 	 	004	 	Komisje senackie	A	Bc	Dla każdej komisji zakłada się osobną teczkę.
Do kat. A kwalifikuje się 
materiały w tej komórce 
organizacyjnej, przy której 
działa sekretariat danej komisji. 
W pozostałych jednostkach
tylko własne opracowania
i teksty wystąpień na posiedzeniach, relacje z obrad.
jak w klasie 0030	
 	 	005	 	Komisje rektorskie	A	Bc	jak w klasie 004	
 	 	006	 	Komisje rady wydziału 
/instytutu/	A	Bc	jak w klasie 004	
 	 	007	 	Komisje Wyborcze	 	 	 	
 	 	 	0070	Uczelniana Komisja Wyborcza	A	 	Kalendarz czynności wyborczych dot. wyborów rektora, prorektorów i Senatu, przedstawicieli pracowników nie będących nauczycielami akademickimi; listy kandydatów, ustalenie wyników wyborów, sprawozdania z działalności.	
 	 	 	0071	Wydziałowa Komisja Wyborcza	A	 	Kalendarz czynności wyborczych dot. wyborów dziekana, prodziekanów oraz przedstawicieli pracowników wydziału do organów kolegialnych, listy kandydatów, ustalenie wyników wyborów, sprawozdania z działalności.	
 	 	 	0072	Inne komisje uczelniane	A	 	jak w klasie 0070	
 	 	008	 	Narady i odprawy pracownicze	A	Bc	dot. jednostek organizujących 
(skład, protokóły, sprawozdania, wnioski)	
 	 	009	 	Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnych	Bc 	Bc	Korespondencja operatywna 
(np. zawiadomienia, rezerwacje, zamówienia, harmonogramy)	
 	01	 	 	Organizacja. Zarządzanie	 	 	 	
 	 	010	 	Podstawy prawne działania uczelni	A	Bc	przepisy ogólnopaństwowe, 
dot. bezpośrednio działalności (m.in. akty erekcyjne)	
 	 	011	 	Organizacja władz nadrzędnych 
i równorzędnych	BE 10	Bc	np. innych uczelni, w tym
statuty, schematy organizacyjne, itp.	
 	 	012	 	Organizacja jednostek własnych				
 	 	 	0120	Organizacja wydziałów	A	Bc	Statuty, schematy 
i regulaminy zakresy działania, rejestracja własnej jednostki itp., w tym uruchamianie nowych kierunków, form, i typów studiów oraz specjalizacji;
obsługa organizacyjno-techniczna jak w klasie 009 	
 	 	 	0121	Organizacja jednostek ogólnouczelnianych	A	Bc	jak w klasie 0120	
 	 	 	0122	Organizacja jednostek międzywydziałowych	A	Bc	jak w klasie 0120	
 	 	 	0123	Organizacja jednostek pozawydziałowych	A	Bc	jak w klasie 0120	
 	 	 	0124	Organizacja sieci bibliotecznej	A	Bc	jak w klasie 0120	
 	 	 	0125	Organizacja administracji	A	Bc	jak w klasie 0120	
 	 	 	0126	Organizacja innych jednostek 	A	Bc	jak w klasie 0120; w tym
jednostek podległych i gospodarstw pomocniczych uczelni	
 	 	013	 	Organizacje studenckie	A	Bc	Statuty, program działalności; rejestr organizacji studenckich	
 	 	014	 	Normatywy				
 			0140	Zbiór normatywów władz nadrzędnych	B10		Wydane w formie zarządzeń, okólników itp.	
 			0141	Zbiór normatywów własnych	A	Bc	Komplet podpisanych rozporządzeń, zarządzeń, instrukcji, wytycznych itp. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. I egz. (oryginał) wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się i przechowuje 
w odpowiednich klasach rzeczowych	
 			0142	Opracowania projektów aktów 
normatywnych	BE 5	Bc	Brudnopisy, projekty wstępne, opiniowanie uchwał i zarządzeń - kat. B 3	
 	 	015	 	Wykonywanie funkcji organów kolegialnych 
i jednoosobowych				
 	 		0150	Tworzenie, łączenie 
i likwidacja jednostek organizacyjnych	A	Bc	 	
 	 	 	0151	Realizacja uprawnień organów kolegialnych 
i jednoosobowych	B5	Bc	Powoływanie, odwoływanie kierowników jednostek organizacyjnych, w tym protokoły zdawczo-odbiorcze zmian na stanowiskach wraz ze spisem przekazywanych akt	
	 	 	0152	Akty wewnętrzne organów kolegialnych 
i jednoosobowych	A	Bc	Doraźne zarządzenia 
o charakterze administracyjnym
bez znaczenia normatywnego 	
	 	 	0153	Oceny działalności jednostek	BE-5	Bc	 	
	 	016		Organizacja i udział 
w przedsięwzięciach pozastatutowych 
np. w fundacjach	A	Bc	Akty erekcyjne, rejestr sądowy, udziały, regulaminy pracy, reprezentacja itp.	
		017		Metody pracy	BE 5	Bc	Usprawnienia, racjonalizacja	
 	02	 	 	Planowanie.
Sprawozdawczość.	 	 	 	
 	 	020	 	Podstawowe zasady planowania 
i sprawozdawczości	 	 	 	
 	 	 	0200	Opracowania zewnętrzne	BE 5	Bc	Założenia, wskaźniki, instrukcje jednostek nadrzędnych	
 	 	 	0201	Wytyczne i wskaźniki Uczelni	A	Bc	 	
 	 	021	 	Prognozy długofalowe rozwoju Uczelni	 	 	 	
 	 	 	0210	Projekty wstępne	B 5	Bc	Opracowania własne	
 	 	 	0211	Opracowania robocze	B 5	Bc	jak w klasie 0210	
 	 	 	0212	Wersja ostateczna	A	Bc	jak w klasie 0210 oraz decyzje zatwierdzające	
 	 	 	0213	Oceny, opinie, uwagi	A	Bc	jak w klasie 0210	
 	 	 	0214	Materiały pomocnicze	A	Bc	Do kat. A kwalifikuje się te materiały, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej planu. Pozostałe - kategoria B 10	
 	 	 	0215	Opracowania jednostek podległych	B 10	Bc	Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców aktów	
 	 	022	 	Plany i sprawozdania wieloletnie	 	 	 	
 	 	 	0220	Projekty wstępne planów
(jednostkowe i zbiorcze)	B 5	Bc	 	
 	 	 	0221	Wersje ostateczne planów własnych	A	Bc	 	
 	 	 	0222	Zmiany ustaleń planowych	A	Bc	 	
 	 	 	0223	Sprawozdania wieloletnie własne	A	Bc	 	
 	 	 	0224	Sprawozdania wieloletnie jednostek podległych 	B 10	Bc	jak przy klasie 0215	
 	 	 	0225	Sprawozdania zbiorcze	A	Bc	Opracowania etapowe i wersje ostateczne. Opracowania robocze - kategoria B 5	
 	 	 	0226	Materiały pomocnicze 	A	Bc	Do kategorii A kwalifikuje się oceny, wyjaśnienia, meldunki, korespondencję merytoryczną, itp., których treść nie znalazła odzwierciedlenia w sprawozdaniach zbiorczych. Pozostałe - kategoria B10	
 	 	023	 	Plany i sprawozdania roczne	 	 		
 	 	 	0230	Projekty wstępne planu	B 5	Bc	 	
 	 	 	0231	Wersje ostateczne planów własnych (jednostkowe 
i zbiorowe)	A	B 2	 	
 	 	 	0232	Zmiany ustaleń planowych	A	Bc	 	
 	 	 	0233	Plany jednostek podległych	B 10	Bc	jak przy klasie 0215	
 	 	 	0234	Sprawozdania własne	A	Bc	 	
 	 	 	0235	Sprawozdania jednostek podległych	B 10 	Bc	jak przy klasie 0215	
 	 	 	0236	Sprawozdania zbiorcze 	A	Bc	Sprawozdania ostateczne 
i etapowe, jeżeli nie znalazły odzwierciedlenia w wersjach ostatecznych. Opracowania robocze - kategoria B 5	
 	 	 	0237	Materiały pomocnicze	A	Bc	jak przy klasie 0226	
 	 	024	 	Plany operatywne 
i sprawozdania z ich realizacji	 	 	Miesięczne, kwartalne, półroczne	
 	 	 	0240	Opracowania własne	B 5	Bc	 	
 	 	 	0241	Opracowania jednostek podległych	B 2	Bc	 	
 	 	 	0242	Opracowania zbiorcze	BE 5	Bc	Do kategorii A kwalifikuje się opracowania półroczne lub kwartalne, gdy brak opracowań rocznych	
 	 	025	 	Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych	 	 	 	
 	 	 	0250	Plany pracy	B 5	Bc	 	
 	 	 	0251	Sprawozdania 
z działalności	A	Bc	Tylko sprawozdania komórek merytorycznych. Sprawozdania komórek usługowych administracyjnych, budżetowych itp.) - kategoria B	
 	03	 	 	Problematyka statystyczno-analityczna 	 	 	 	
 	 	030	 	Metodyka i tematyka prac statystycznych	A	Bc	Ustalenia własne	
 	 	031	 	Źródłowe materiały statystyczne	BE 5	Bc	Ankiety, publikacje, karty 
i formularze statystyczne, sprawozdania.
Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego, obejmującego całość danych źródłowych	
 	 	032	 	Statystyczne opracowania cząstkowe	B 2	Bc	W tym także opracowania statystyczne na potrzeby komórek organizacyjnych 
Uczelni	
 	 	033	 	Statystyczne opracowania końcowe	A	Bc	Własne i zbiorcze, opracowania dla GUS	
 	 	034	 	Analizy kompleksowe 
i problemowe	 	 	 	
 	 	 	0340	Własne	A	Bc	 	
 	 	 	0341	Jednostek podległych	B 10	Bc	jak przy klasie 0215	
 	 	 	0342	Zbiorcze	A	Bc	 	
 	 	 	0343	Materiały pomocnicze (robocze)	A	Bc	jak przy klasie 0226	
 	 	035	 	Analizy wycinkowe	 	 	 	
 	 	 	0350	Własne	A	Bc	Do kategorii A kwalifikuje się te analizy wycinkowe, które nie mieszczą się w opracowaniu kompleksowym lub problemowym. Pozostałe - kategoria B 5	
 	 	 	0351	Jednostek podległych	Bc 	Bc	 	
 	 	 	0352	Zbiorcze	A	Bc	jak przy klasie 0350	
		036		Meldunki i raporty sytuacyjne				
			0360	Własne	BE 5	Bc		
			0361	Jednostek podległych	B 5	Bc		
			0362	Zbiorcze	BE 5	Bc		
 	04	 	 	Działalność promocyjno-reprezentacyjna	 	 	 	
 	 	040	 	Polityka informacyjna 
w mediach	 	 	 	
 	 	 	0400	Koordynacja polityki informacyjnej w mediach	BE 5	Bc	 	
 	 	 	0401	Współpraca z mediami	BE 5	Bc	 	
 	 	 	0402	Wywiady i informacje dla mediów	A	Bc	O działalności własnej	
 	 		 0403	Konferencje prasowe	A	Bc	 Stenogramy, przebieg konferencji, zaproszenia, zawiadomienia, korespondencja – kat. Bc	
 	 		 0404	Ogłoszenia własne	BE 5	Bc	 	
		041		Publikacje i wydawnictwa				
			0410	Przepisy prawne dotyczące wydawnictw 
i publikacji	B 10	Bc	Własne ustalenia – kat. A	
			0411	Wykonania poligraficzne	B 2	Bc	Zapotrzebowania materiałowe, zlecenia i ich rozliczenie, kopie rachunków, korespondencja	
			0412	Kolportaż 
i rozpowszechnianie wydawnictw	B 2	Bc		
			0413	Własne publikacje	A	Bc	Dokumentacja każdego tytułu (karty wydawnicze, umowy opracowań autorskich 
i redakcyjnych, recenzje, opinie, projekty graficzne itp.)	
			0414	Prenumerata dzienników 
i czasopism	B 2	Bc		
 	 		0415 	Wycinki prasowe 
i zewnętrzne materiały informacyjne 
o działalności własnej	A	Bc	 	
 	 	 	0416	Kroniki i monografie własne	A	Bc	 	
 	 	 	0417	Kroniki i monografie obce	B 5	Bc	dotyczące Uczelni – kat. A	
 	 	042	 	Promocja Uczelni	 	 	 	
 	 	 	0420	Druki reklamowe	B 5 	Bc	Informatory (także informator 
dla kandydatów na studia), także foldery, plakaty – po 
1 egz. do kat. A	
 	 	 	0421	Inne formy promocji	B 5 	Bc	m.in.: materiały multimedialne, proporczyki, druki ulotne – 
po 1 egz. do kat. A 	
 		043	 	Popularyzacja wiedzy	 	 	 	
 	 		0430	Odczyty, wykłady, pokazy, wystawy własne	A	Bc	Programy, materiały propagandowe, księgi pamiątkowe	
 	 		0431	Techniczna obsługa wystaw własnych	Bc	Bc	 	
			0432	Udział w obcych wystawach i imprezach	BE 5	Bc		
 	 	044	 	Kroniki i monografie	A	Bc	 	
 	 	045	 	Emblematy i ceremoniał	A	Bc	Opiniowanie, wizerunki	
 	 	046	 	Uroczystości	A	Bc	Referaty, sprawozdania, zdjęcia itp.; obsługa organizacyjno-
techniczna - kategoria Bc 	
		047	 	Zawodowa promocja absolwentów	B 5	Bc	 	
 	 	048	 	Reprezentacja	 	 	 	
 	 	 	0470	Reprezentacja uczelni	BE 5	Bc	Zaproszenia, gratulacje, kondolencje, itp.; obsługa organizacyjno-techniczna - Bc 	
 	 	 	0471	Udział Rektora 
w zewnętrznych uroczystościach	BE 5	Bc	 	
 	05	 	 	Obsługa prawna.
Skargi i wnioski	 	 	 	
		050		Przepisy regulujące postępowania prawne	B 10	Bc	Własne ustalenia – kat. A	
 	 	051	 	Interpretacja przepisów prawnych	A	Bc	Wykładnia własnych aktów normatywnych, pozostałe do kat. B 5	
 	 	052	 	Opinie prawne	BE 5	Bc	 	
		053		Spory kompetencyjne	BE 5	Bc		
		054		Postępowania sądowe				
			0540	Rejestr spraw sądowych	A	Bc	Wszelkich typów i rodzajów	
 	 		0541	Sprawy cywilne 
i w sądach pracy	B 10	Bc	Okres przechowywania liczy 
się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia 
lub umorzenia sprawy	
 	 		0542 	Sprawy karne 
i o wykroczenia	B 5	Bc	także współdziałanie w zakresie zapobiegania przestępstwom	
 	 		 0543 	Sprawy gospodarcze	B 10	Bc	 	
 	 		0544	Sprawy administracyjne	B 10	Bc	 	
			0545	Zastępstwa procesowe	B 3	Bc		
 	 	055	 	Skargi i wnioski	 	 	 	
 	 	 	0550	Rejestry skarg 
i wniosków	A	Bc	 	
 	 	 	0551	Skargi i wnioski załatwiane 
w komórce macierzystej	A	Bc	 	
			0552	Skargi i wnioski do załatwienia wg kompetencji	B 3	Bc		
			0553	Analizy i oceny skarg 
i wniosków	A	Bc		
 	06	 	 	Informatyka	 	 	 	
 	 	060	 	Przepisy prawne 	BE 5 	Bc	 Opracowania zewnętrzne	
 	 	061	 	Projekty i koordynacja własnych systemów oraz programów	 	 		
			0610	Organizacja prac projektowych	B 5	Bc	Umowy, plany pracy, protokoły odbioru prac oraz raporty, korespondencja 
z wykonawcami i użytkownikami	
 	 	 	0611	Ewidencja stosowanych systemów i programów	A	Bc	 	
 	 	 	0612	Ogólne schematy systemów
i podsystemów	A	Bc	 	
 	 	 	0613	Oceny systemów 
i programów	A	Bc	 	
			0614 	Licencje oprogramowania	B 5	Bc	Okres przechowywania uzależniony jest od daty wygaśnięcia umowy licencyjnej	
 	 	062	 	Bank danych	A	Bc	 	
 	 	063	 	Wdrażanie 
i rozpowszechnianie systemów informatycznych	 	 	 	
 	 	 	0630	Organizacja procesów	A	Bc	Własne ustalenia	
 	 	 	0631	Analiza stanu wdrażania, rozpowszechniania 
i weryfikacji systemów oraz programów informatycznych	A	Bc	 	
			0632	Zbiory informacji 
i przetwarzanie danych	BE 5	Bc	Kategoria archiwalna zależy od rodzaju zgromadzonych na nośnikach informacji - zgodnie 
z rzeczowym wykazem akt	
			0633	Instrukcje eksploatacyjne	B 10	Bc	Systemów informatycznych 
i ewidencjonowania informacji, także nośników 
i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania danych	
 	 		0634 	Utrzymanie oprogramowania systemowego 
i pomocniczego	B 5	Bc	W tym instalacja, zabezpieczanie, administracja systemów 
i podsystemów	
 	 	064	 	Redagowanie stron internetowych	A	Bc	 	
 	 	065	 	Wspomaganie użytkowników systemów	B 5	Bc	Konsultacje, szkolenia, 
materiały pomocnicze 
i instrukcje dla użytkowników	
 	07	 	 	Współdziałanie 
i kontakty	 	 	 	
		070		Przepisy prawne regulujące formy współdziałania 
i współpracy	B 10	Bc	Własne ustalenia – kat. A	
		071		Związki, stowarzyszenia, fundacje				
			0710	Statuty i regulaminy	A	Bc	także ich rejestracja	
			0711	Formy reprezentacji 
i zasady działania	A	Bc	Składy osobowe i zasady pracy	
			0712	Zgromadzenia	A	Bc	Protokoły, uchwały, postanowienia, decyzje	
			0713	Zarządy i Rady Nadzorcze	A	Bc	Jak w klasie 0712	
			0714	Obsługa techniczno-administracyjna	B 2	Bc	Zawiadomienia, harmonogramy itp.	
		072		Formy współdziałania				
			0720	Z partiami i organizacjami politycznymi	A	Bc	Własne opracowania 
i korespondencja – kat. A, pozostałe – kat. B 5	
 	 		0721	Z organami władzy państwowej	A	Bc	jak w klasie 0720	
 	 		0722	Z jednostkami samorządowymi	A	Bc	jak przy klasie 0720	
 	 		0723	Z organizacjami społecznymi i związkami zawodowymi	A	Bc	jak przy klasie 0720	
			0724	Z innymi instytucjami 
i urzędami krajowymi	BE 5 	Bc	Jak w klasie 0720; również porozumienia, umowy	
 	 		0725	Między jednostkami Uniwersytetu	BE 5	Bc	 	
 	 		0726	Obsługa techniczno-administracyjna	B 2	Bc	Zaproszenia, życzenia, podziękowania i pozostała korespondencja	
 		073	 	Współpraca naukowa krajowa	 	 		
 	 		0730	Z uczelniami i PAN	A	Bc	porozumienia, umowy, program, plany współpracy itd.	
 	 		0731	Z Fundacją na Rzecz Nauki Polskiej	A	Bc	Wnioski, decyzje, umowy, sprawozdania	
 	 		0732	Z instytucjami naukowymi	A	Bc	 Jak w klasie 0730 i 0731	
			0733	Z towarzystwami i innymi organizacjami	A	Bc	Jak w klasie 0730 i 0731	
			0734	Z osobami fizycznymi	A	Bc	Jak w klasie 0730 i 0731	
			0735	Obsługa techniczno-administracyjna	B 2	Bc		
 		074	 	Współpraca naukowa 
z zagranicą	 	 	 	
 	 		0740	Europejskie Programy Badawcze	A	Bc	Wnioski, decyzje, umowy, sprawozdania, analizy, oceny, porozumienia	
 	 		0741	Pozostała współpraca 
z zagranicą	A	Bc	Jak w klasie 0740	
			0742	Wyjazdy zagraniczne	A	Bc	Sprawozdania z wyjazdów; pozostałe, w tym wnioski wyjazdowe i korespondencja – kat. B 5	
			0743	Pobyt delegacji zagranicznych	A	Bc	Programy i sprawozdania, pozostałe – kat. B 5	
			0744	Wymiana informacji	BE 5	Bc		
			0745	Obsługa techniczno-administracyjna	B 2	Bc		
 	08	 	 	Biurowość. Archiwum Uczelni	 	 	 	
		080		Przepisy prawne regulujące działalność sekretariatów 
i archiwum zakładowego	B 10	Bc		
 	 	081	 	Przepisy kancelaryjno-archiwalne	A	Bc	Instrukcja kancelaryjna, wykaz akt, instrukcja o organizacji 
i zakresie działania archiwum uczelni, kwalifikator dokumentacji technicznej	
		082		Organizacja pracy biurowej				
			0820	Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentów	B 5	Bc	Dzienniki korespondencyjne, pocztowe ksiązki nadawcze, rejestry przesyłek, potwierdzenia odbioru itp.	
			 0821	Opłaty pocztowe 
i telefoniczne	B 3	Bc	m.in. rozliczenia	
			0822	Faksy i telefaksy	B 2	Bc		
 	 	083	 	Formularze i druki 				
			0830	Wzory formularzy 
i druków własnych	A	Bc		
			0831	Druki powszechnego użytku	B 3	Bc	Wzory	
 	 	 	0832	Druki ścisłego zarachowania	B 3	Bc	Wzory i zasady gospodarowania	
 	 	084	 	Wzory odciskowe pieczęci			Obejmuje również zbiór odcisków pieczęci, protokóły zniszczenia	
			0840	Rejestr wzorów	A	Bc		
 	 	 	0841	Zamawianie pieczęci 
i stempli, likwidacja	B 10	Bc	 	
 	 	085	 	Archiwum Uczelni	 	 		
 	 	 	0850	Spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum Uczelni 	A	Bc	 także własne bazy danych	
 	 	 	0851	Wykazy spisów zdawczo-odbiorczych	A	Bc	 	
			0852	Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej	A	Bc	Wnioski, spisy, zezwolenia	
 	 	 	0853	Skontrum zasobu archiwalnego	B 5	Bc	Okres przechowywania akt liczy się od daty przeprowadzenia kolejnego skontrum	
			0854	Kwerendy urzędowe 
i prywatne	BE 5	Bc		
			0855	Udostępnianie 
i wypożyczanie akt 
z archiwum uczelni	B 2	Bc	Karty udostępniania, kontrolki kart udostępniania, pisma o wyrażenie zgody	
 	 	 	0856	Zagubienie bądź utrata akt	A	Bc	Postępowanie wyjaśniające, protokóły	
			0857	Przyjmowanie akt do archiwum Uczelni	B 5	Bc	Pisma wiodące do spisów, korespondencja	
 	09	 	 	Kontrola i audyt wewnętrzny	 	 	 	
 	 	090	 	Zasady i tryb przeprowadzania inspekcji i kontroli	A	Bc	Przepisy własne	
 	 	091	 	Kontrole zewnętrzne	 	 	 	
 	 	 	0910	Kontrole zewnętrzne Uczelni	A	Bc	Protokóły, sprawozdania 
z kontroli, wnioski, zarządzenia 
i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji.
Każda kontrola stanowi 
odrębną sprawę	
 	 	 	0911	Kontrole zewnętrzne komórek
organizacyjnych 	A	Bc	jak w klasie 0910	
 	 	092	 	Książki kontroli 	B 5 	Bc	 	
 	 	093	 	Kontrole wewnętrzne			 	
 	 	 	0930	Kontrola jednostek organizacyjnych	A	Bc	jak w klasie 0910	
 	 	 	0931	Rejestr przeprowadzonych kontroli	B 5	Bc	 	
		094		Audyt wewnętrzny	A	Bc		
			0940	Zasady i metodyka audytu wewnętrznego	A	Bc	Cele , zasady działania audytu, opis metodyki audytu	
			0941	Plany audytu wewnętrznego i sprawozdania z realizacji	A	Bc		
			0942	Akta stałe audytu	A	Bc	Opis procedur kontroli, w tym kontroli finansowej, informacje mające  wpływ na przeprowadzanie audytu 
i analizę ryzyka itp. Podlegają aktualizacji.	
			0943	Akta bieżące audytu	A	Bc	Program zadania audytowego, protokoły z narad, upoważnienia do przeprowadzenia audytu, oświadczenia pracowników, sprawozdania 
z przeprowadzenia audytu, ewidencja zadań audytowych, ewidencja upoważnień do przeprowadzenia audytu, notatki informacyjne i inne bieżące akta audytu, raporty i sprawozdania 
z audytu. Raporty i opinie 
z czynności doradczych.	
			0944	Udział w audycie 
w jednostkach obcych	BE5	Bc		
1	 	 	 	KADRY	 	 	 	
 	10	 	 	Podstawowe zasady 
pracy i płacy	 	 	 	
 	 	100	 	Przepisy prawne 
z zakresu pracy i płacy wydane przez organy nadrzędne	B 10	Bc	Okres przechowywania liczy
się od utraty mocy prawnej danego przepisu	
 	 	101	 	Przepisy prawne 
z zakresu pracy wydane przez Uniwersytet	A	Bc	Przepisy normatywne i ich interpelacje	
 	 	102	 	Nauczyciele akademiccy	A	Bc	Ogólne zasady zatrudnienia 
i płac, siatki płac, wykazy etatów i plany rozmieszczania pracowników, taryfikatory klasyfikacyjne, czas pracy, umowy zbiorowe i zakładowe, regulaminy pracy, zasady nagradzania i premiowania	
 	 	103	 	Pracownicy nie będący nauczycielami akademickimi	A	Bc	 Jak w klasie 102	
 	11	 	 	Gospodarka funduszem wynagrodzeń 
i etatami	 	 	 	
 	 	110	 	Przepisy prawne zewnętrzne	BE 10	Bc	Własne ustalenia – kat. A	
 	 	111	 	Osobowy fundusz wynagrodzeń i etaty	 	 	 	
 	 	 	1110	Potrzeby etatowe 
i osobowy fundusz wynagrodzeń jednostek organizacyjnych 	A	Bc	 	
 	 	 	1111	Osobowy fundusz wynagrodzeń i etaty – opracowanie zbiorcze	A	Bc	 	
 	 	 	1112	Rozdział osobowego funduszu wynagrodzeń	A	Bc	 	
			1113 	Analiza wykorzystania funduszu wynagrodzeń	A	Bc		
		112	 	Bezosobowy fundusz wynagrodzeń i honoraria	 	 		
		 	1120	Rozdział bezosobowego funduszu wynagrodzeń	A	Bc	 	
		 	1121	Umowy cywilno-prawne 
i umowy o przeniesieniu praw autorskich	B 5	Bc	 	
 	 	113 		Nagradzanie pracowników				
			1130	Nagrody	B 10	Bc	Zwykłe, za osiągnięcia naukowe, za działalność dydaktyczna, itp.	
			1131	Nagrody jubileuszowe	B 2	B 2		
			1132	Dyplomy, listy gratulacyjne, podziękowania	B 2	B 2	jak w klasie 1130	
			1133	Dodatki	B 3	Bc	Funkcyjne, specjalne, za wysługę lat, pracę 
w warunkach szkodliwych	
			1134	Dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. "trzynastka"	B 10	Bc	 	
 	 	114		Odznaczenia państwowe 
i resortowe			 	
 	 		1140	Ewidencja pracowników odznaczonych	BE 10	Bc	 	
 	 		1141	Odznaczenia państwowe	B 5	Bc	Wnioski, rejestr odznaczeń	
 	 		1142	Odznaczenia resortowe 
i własne	B 5	Bc	jak w klasie 1141	
 	 	115	 	Dodatkowe źródła zarobkowania pracowników			 	
 	 	 	1150	Ewidencja pracowników wykonujących prace dodatkowe	B 5	Bc	 	
			1151	Zezwolenia na wykonywanie prac dodatkowych	B 5	Bc		
			1152	Prace zlecone ze składkami ZUS	B 50	Bc	Umowy zlecenia i o dzieło	
			1153	Prace zlecone bez składek ZUS	B 5	Bc	jak w klasie 1512	
 	12	 	 	Zatrudnienie	 	 	Wszystkie wnioski i decyzje dotyczące konkretnego pracownika odkłada się do akt osobowych	
		120		Przepisy prawne dotyczące zatrudniania	BE 10	Bc	Własne ustalenia – kat. A	
		121		Sprawy zatrudnień 
i zwolnień pracowników nie będących nauczycielami akademickimi				
 	 		1210	Nawiązywanie 
i rozwiązywanie 
stosunków pracy	B 3	Bc	Sprawy ogólne - ogłoszenia, zgłoszenia, konkursy, rejestr przyjętych i zwolnionych itp.; także sprawy pracowników specjalnych np. młodocianych, inwalidów, rencistów 
i absolwentów	
 	 	 	1211	Zapotrzebowanie i nabór pracowników	B 2	Bc	Oferty i korespondencja 
z kandydatami, testy kwalifikacyjne	
 	 		 1212	Rozmieszczenie 
i przeszeregowanie pracowników	B 3	Bc	Przydział, przeniesienie, zastępstwo	
			1213	Zatrudnianie w godzinach nadliczbowych i na zlecenie	B 2	Bc		
			1214	Praktyki i staże	B 5	Bc		
			1215	Opinie o pracownikach	B 5	Bc		
			1216	Przeglądy kadrowe	BE 5	Bc		
			1217	Obsadzanie stanowisk 
w drodze konkursów	B 5	Bc		
 	 	122	 	Sprawy zatrudnień 
i zwolnień pracowników będących nauczycielami akademickimi	 	 	 	
 	 	 	1220	Konkursy na stanowiska
naukowo-dydaktyczne	A	Bc	 	
 	 	 	1221	Obciążenia dydaktyczne	B 5	Bc	Karty obciążeń imienne 
i przedmiotowe oraz korespondencja dot. zwolnień 
z obowiązującego pensum itp.	
 	 	 	1222	Ocena nauczycieli 
akademickich	B 5	Bc	Kopie; oryginał w aktach osobowych; również odwołania	
 	 	 	1223	Rotacja	B 3	Bc	Wnioski o przedłużenie zatrudnienia na zajmowanym stanowisku, o zmianę stanowiska lub zwolnienie 
z pracy	
 	 	 	1224	Stypendia naukowe	B 5	Bc	Z zysku	
 	 	 	1225	Stypendia naukowe
(doktorskie 
i habilitacyjne)	B 5	Bc	 	
 	 	123	 	Pracownicy cudzoziemscy	B 5	Bc	Wnioski, decyzje itp. sprawy cudzoziemców pracowników prowadzi się w odpowiednich klasach rzeczowych	
 	 	124	 	Awanse	 	 	decyzje dotyczące konkretnego pracownika odkłada się do akt osobowych	
 	 	 	1240	Powoływanie 
i odwoływanie	B 5	Bc	wnioski 	
 	 	 	1241	Nagradzanie 
i awansowanie	B 5	Bc	wnioski	
		125		Sprawy wojskowe pracowników	B 5	Bc		
 	 	126	 	Pozostałe sprawy pracowników	B 5	Bc	 	
 	13	 	 	Bezpieczeństwo 
i higiena pracy	 	 	 	
 	 	130	 	Przepisy BHP	BE 10	Bc	Własne – kat. A	
 	 	131	 	Stan bezpieczeństwa 
i higieny pracy	 	 	 	
 	 	 	1310	Przeglądy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy	B 5	Bc	Według planu przeglądów 
i na zgłoszenia jednostek	
			1311	Analizy i oceny zbiorcze	A	Bc		
 	 	132	 	Środki ochronne	 	 	 	
 	 	 	1320	Urządzenia ochronne 
i sanitarne	BE 5	Bc	Projekty własne i ich zastosowanie m.in. dot. zwalczania wypadków 
i chorób zawodowych	
 	 	 	1321	Odzież ochronna i sprzęt ochrony osobistej	B 3	Bc	Karty ewidencyjne	
			1322	Środki czystości	B 3	Bc		
 	 	133	 	Wypadki przy pracy 
i choroby zawodowe	 	 		
 	 	 	1330	Wypadki przy pracy	B 10	Bc	Wypadki śmiertelne, zbiorowe 
- kategoria A; także dochodzenia, odszkodowania	
 	 	 	1331	Wypadki w drodze do 
i z pracy	B 10	Bc	 jak w klasie 1330	
 	 	 	1332	Zgłoszenia wypadków 
i chorób zawodowych	B 10	Bc	 	
 	 	 	1333	Profilaktyka zapobiegawcza
i badania okresowe	B 5	Bc	także ekwiwalent za okulary	
			1334	Analizy i oceny w zakresie wypadkowości 
i następstw chorób zawodowych	A	Bc		
		134		Społeczni inspektorzy pracy	B 3	Bc	 	
 	14	 	 	Szkolenia pracowników	 	 	 	
 	 	140	 	Przepisy prawne odnośnie szkolenia kadr pracowniczych	B 10	Bc	Własne ustalenia – kat. A	
		141		Formy i metody szkoleniowe				
			1410	Zasady, plany i programy	A	Bc	Opracowania własne	
 	 		1411	Organizacja szkoleń, kursów, sympozjów, praktyk, konferencji dydaktycznych	BE 5	Bc	m.in. umowy, decyzje o dofinansowaniu	
			1412	Analizy i oceny form szkoleniowych	A	Bc	Opracowania własne	
 	 		1413	Realizacja szkoleń	BE 5	Bc	 m.in. egzaminy kwalifikacyjne	
 	 		 1414	Doskonalenie zawodowe pracowników	B 5	Bc	 m.in. samokształcenie, dokształcanie	
 	 	142	 	Uczestnicy szkoleń			 	
			1420	Ewidencja szkolonych	B 50	Bc		
			1421	Kryteria wyboru	B 2	Bc		
			1422	Analizy i oceny wyników szkoleń	A	Bc	Opracowania własne	
			1423	Protokoły egzaminacyjne 
i świadectwa ukończenia	B 50	Bc		
			1424	Szkolenie kadry zarządzającej	B 5	Bc	m. in. plany, zezwolenia, uzgodnienia	
 	15	 	 	Dyscyplina pracy. Urlopy	 	 	 	
		150		Przepisy zewnętrzne dotyczące dyscypliny, urlopów i kar	BE 10	Bc	Własne ustalenia – kat. A	
		151		Dyscyplina pracy				
 	 		1510	Listy obecności	B 3	Bc	 	
 	 		1511	Absencje	B 6	Bc	Zwolnienia lekarskie, usprawiedliwienia nieobecności, itp.	
			1512	Dowody wyjść służbowych	B 3	Bc		
			1513	Ewidencja wyjazdów służbowych	B 5	Bc	np. rejestry	
			1514	Sprawy wagi państwowej 
i służbowej	B 3	Bc		
			1515	Analizy efektywnego czasu pracy	A	Bc	Opracowania własne np. harmonogramy i ewidencja czasu pracy	
 	 	152	 	Urlopy	 	 	 	
 	 	 	1520 	Wypoczynkowe	B 3	Bc	Plany urlopów, karty urlopowe	
 	 	 	1521	Naukowe	B 3	Bc	 	
 	 	 	1522	Szkoleniowe	B 3	Bc		
 	 	 	1523	Okolicznościowe	B 3	Bc	 	
 	 	 	1524	Macierzyńskie 
i wychowawcze	B 10	Bc	 	
 	 	 	1525	Bezpłatne	B 50	Bc	 	
 	 	 	1526	Zdrowotne	B 3	Bc	 	
 	 	153	 	Kary porządkowe 
i dyscyplinarne				
			1530	Upomnienia	Bc	Bc	także odwołania	
			1531	Postępowania dyscyplinarne	BE 5	Bc	Wg zapisów Ustawy 
o szkolnictwie wyższym	
			1532	Komisje dyscyplinarne, rzecznicy dyscyplinowanych	B 5	Bc	Jak w klasie 1531	
			1533	Zawieszenia w czynnościach 
i pozbawianie kwalifikacji zawodowych	B 5	Bc	Jak w klasie 1531	
 	16	 	 	Sprawy socjalno-bytowe pracowników	 	 	 	
 	 	160	 	Podstawowe zasady prawne zewnętrzne	BE 10	Bc	Własne ustalenia – kat. A	
 	 	161	 	Mieszkania pracownicze	B 5	Bc	 	
		162	 	Wypoczynek pracowników i ich dzieci oraz emerytów i rencistów			 	
			1620	Ekwiwalenty 	B 5	Bc	Wnioski, listy wypłat	
			1621	Dofinansowanie wypoczynku zorganizowanego dzieci	B 5	Bc	Wnioski, listy wypłat	
		163	 	Zaopatrzenie pracowników				
			1630	Rzeczowe	B 3	Bc	Ubrania robocze, umundurowanie: przydział oraz imienne listy obciążeń pracowników; odzież ochronna: wnioski komórek organizacyjnych, przydział	
			1631	Bilety MZK	B 3	Bc		
 	 	164	 	Pożyczki, zapomogi	 	 	 	
 	 	 	1640	Zapomogi pracowników i emerytów	B 5	Bc	 	
 	 	 	1641	Pożyczki mieszkaniowe	B 5	Bc	 	
 	 	165	 	Opieka zdrowotna	 	 	 	
 	 	 	1650	Zasiłki chorobowe	B 3	Bc	 	
 	 	 	1651	Zasiłki porodowe, pogrzebowe i inne	B 3	Bc	 	
 	 		1652	Opieka nad emerytami, rencistami i inwalidami	B 3	Bc	 	
 	 	166		Imprezy okolicznościowe dla pracowników i ich rodzin			także imprezy dla emerytów	
 	 		1660	Sport i rekreacja	B 2	Bc	Dofinansowanie do zajęć sportowych; wycieczki rekreacyjne	
			1661	Spotkania emerytów	B 2			
			1662 	Świadczenie finansowe	B 2		m.in. bony	
			1663	Imprezy kulturalno-oświatowe 	B 2		m.in. bilety – koncerty, kino, teatr wystawy	
		167		Akcje socjalne	A	Bc	Sprawozdania, analizy, wnioski realizacyjne	
 	17	 	 	Emerytury, renty, ubezpieczenia	 	 	 	
 	 	170	 	Przepisy prawne zewnętrzne	B 10	Bc	 	
		171		Emerytury i renty				
 	 		1710	Ewidencja emerytów 
i rencistów	B 10	Bc	 	
 	 		1711	Wnioski o emerytury 
i renty	B 3	Bc	 także specjalne	
 	 		1712	Wnioski o kapitał początkowy 	B 5	Bc	 	
			1713	Dodatki do zarobków	B 3	Bc		
 	 	174	 	Ubezpieczenia	 	 	 	
 	 	 	1740	Składki ubezpieczenia społecznego	B 10	Bc	Podstawy wymiaru, korespondencja	
			1741	Ubezpieczenia grupowe	B 10	Bc		
			1742	Ubezpieczenia indywidualne	B 10	Bc		
			1743	Ubezpieczenia rzeczowe	B 10	Bc	 	
			1744	Legitymacje ubezpieczeniowe	B 5	Bc	Rejestry, skorowidze, duplikaty, egzemplarze zwrócone	
			1745	Dowody uprawnień zasiłkowych	B 5	Bc	W tym chorobowych, pogrzebowych, zdrowotnych 
i rodzinnych	
 	18	 	 	Ewidencja osobowa	 	 	 	
 	 	180	 	Akta osobowe	BE 50

	 	Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę, zawierającą: podanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, umowy o pracę i jej zmiany, pisma o odznaczeniach, odpisy akt stanu cywilnego, świadectw pracy, szkolenia zawodowego oraz inne pisma o znaczeniu zasadniczym.
Akta pracowników naukowych
i specjalnie zasłużonych 
- kategoria A	
 	 	181	 	Ewidencja akt osobowych	B 50	-	Skorowidze, kartoteki itp.	
 	 	182	 	Pomoce ewidencyjne	B 50	-	 	
 	 	183	 	Zaświadczenia 
i świadectwa pracy wydawane w sprawach osobowych	B 5 	Bc	także rejestr zaświadczeń	
 	 	184	 	Legitymacje służbowe	B 5	Bc	także rejestr wydanych legitymacji; sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje, karty identyfikacyjne itp.	
2	 	 	 	ŚRODKI RZECZOWE	 	 	 	
 	20	 	 	Podstawowe zasady
zaopatrzenia	B 10	Bc	Własne – kat. A	
 	21	 	 	Inwestycje, remonty, eksploatacje	 	 	 	
 	 	210	 	Ogólne wytyczne dotyczące inwestycji 
i remontów	B 10	Bc	Własne – kat. A	
		211		Wstępne przygotowanie inwestycji i remontów 				
			2110	Przepisy zewnętrzne dotyczące projektowania	B 5	Bc		
			2111	Plany inwestycji 
i remontów	B 5	Bc	Własne – kat. A	
			2112	Opinie techniczne	B 5	Bc	wnioski, zezwolenia, ekspertyzy, korespondencja	
			2113	Zlecenia na wykonanie projektów obiektów własnych	B 3	Bc	np. umowy, rachunki, korespondencja, rejestry zleceń, zatwierdzenia	
 	 	212	 	Inwestycje budowlane				
			2120	Dokumentacja techniczno-prawna 
i technologiczna obiektów własnych	BE 5	Bc	dla każdego obiektu zakłada się oddzielną teczkę; projekty stadium podstawowego 
i dokumentacja powykonawcza; budynków zabytkowych - kat. A; projekty budowlane także ich ewidencja przechowywane są do czasu istnienia obiektów, od tego też czasu liczy się ich czasokres przechowywania, po okresie tym podlegają ekspertyzie archiwalnej	
 	 	 	2121	Realizacja i odbiór inwestycji budowlanych	BE 5	Bc	umowy z wykonawcami, harmonogramy, narady, rozliczenia, protokoły odbioru, notatki	
			2122	Udział własny w kosztach inwestycji	B 10	Bc		
 	 		2123	Karty i ewidencje obiektów budowlanych	BE 5	Bc	podstawowe dane techniczne budynków, spisy obiektów, wykazy przedsięwzięć inwestycyjnych	
			2124	Sprawy zaopatrzeniowe 
i wyposażeniowe gotowych obiektów	B 3	Bc		
			2125	Nadzór właścicielski 
i inwestorski	B 5	Bc		
 	 	213	 	Remonty generalne 
i bieżące				
 	 		2130	Przygotowanie dokumentacji
projektowo-kosztorysowej	B 5	Bc	np. zlecenia, kopie rachunków, opinie 
i ekspertyzy, inwentaryzacje	
 	 	 	2131	Dokumentacja techniczna i technologiczna obiektów i urządzeń	BE 5	Bc	Dla każdego obiektu 
i urządzenia prowadzi się 
osobną teczkę, gdzie jedną sprawą jest jedno zlecenie 
oraz dokumentacja 
projektowo-kosztorysowa remontu, kopie rachunków,
książki obmiaru, protokół
odbioru itp., także rejestry 
zleceń	
			2132	Sprawy zaopatrzeniowe przy remontach	B 3	Bc		
			2133	Ewidencja 
i inwentaryzacja wyremontowanych obiektów	B 5	Bc		
		214		Eksploatacja 
i konserwacja				
			2140	Eksploatacja urządzeń techniczno-ruchowych	B 2	Bc	Utrzymywanie czystości, konserwacja, naprawy, protokoły przeglądów	
			2141	Eksploatacja urządzeń instalacyjnych	B 2	Bc	np. energetycznych, wodnych, sanitarnych, kanalizacyjnych, elektrycznych,ciepłowniczych, gazowniczych; jak 
w klasie 2140	
			2142	Eksploatacja rzeczowych składników majątkowych	B 5	Bc	Jak w klasie 2140	
 	22	 	 	Administracja nieruchomości 
i gruntów	 	 	 	
		220		Podstawowe zasady funkcjonalne 	BE 10	Bc	Własne ustalenia – kat. A	
		221		Funkcje administracyjne				
 	 		2210	Dokumentacja formalno-prawna i projektowo-kosztorysowa obiektów własnych	A	Bc	Dokumentacja dotyczy użytkowania wieczystego gruntów i własności budynków; dla każdej nieruchomości zakłada się oddzielną teczkę, jedna nieruchomość - jedna sprawa	
 	 		2211	Nabywanie i zbywanie nieruchomości	A	Bc	 	
 	 		2212	Użytkowanie na czas określony	B 5	Bc	Umowy najmu, okres przechowywania liczy się 
od daty wygaśnięcia umowy	
 	 		2213	Przydział i najem lokali, nieruchomości na potrzeby uczelni	B 10	Bc	Budynki /lokale/ dydaktyczne
administracyjno-biurowe 
i mieszkalne, domy studenta, stołówki – kat. B 2	
 	 	 	2214	Najem i przydział miejsc w Domach Studenta	B 2	Bc	Tylko odpłatnie	
 	 	 	2215	Najem nieruchomości /lokali/
innym osobom prawnym	B 5	Bc	Umowy najmu, czynsz, inne sprawy lokatorskie	
 	 	 	2216	Opieka nad terenami otwartymi	B 5	Bc	np. zazielenianie, odśnieżanie itp.	
 	 	 	2217	Sprawy podatkowe, opłaty dodatkowe 
i czynsze za lokale, pomieszczenia 
i nieruchomości własne	B 10	Bc	Dowody księgowe – kat. B 5	
 	 		2218	Ewidencja nieruchomości, lokali 
i pomieszczeń własnych oraz obcych	A	Bc		
 	 	222	 	Eksploatacja nieruchomości	 	 	 	
 	 		2220	Eksploatacja nieruchomości
i pomieszczeń	B 3	Bc
	Utrzymywanie czystości, konserwacja, naprawy, remonty bieżące, protokoły przeglądów	
 	 	 	2221	Dekorowanie, flagowanie, estetyka wyglądu	B 3	Bc	 	
	23			Gospodarka majątkowa				
		230		Przepisy prawne dotyczące gospodarowania majątkiem	B 10	Bc	Własne ustalenia – kat. A	
		231		Sprawy majątkowe obiektów własnych				
			2310	Rejestr majątku wspólnego	A	-	Dokumentacja techniczna 
i formalnoprawna	
			2311	Zbycie, zamiana	A	Bc	Jak w klasie 2310; decyzja 
w protokołach Senatu	
			2312	Użytkowanie wieczyste	A	Bc	Także jego znoszenie 
i przekształcenie w prawo własności	
			2313	Dzierżawa, najem, użyczenie	B 5	Bc		
			2314	Przekazanie w zarząd 
i użytkowanie	B 5	Bc		
			2315	Dochody z tytułu posiadanych praw własności	B 5	Bc	Także ich wykorzystanie celowe	
			2316	Pozostałe sprawy majątkowe	B 10	Bc		
		232		Sprawy majątkowe obiektów Skarbu Państwa				
			2320	Ewidencja majątku Skarbu Państwa pozostającego w gestii Uczelni	A	-	Jak w klasie 2310	
			2321	Zbycie, nabycie, zamiana	A	Bc	Jak w klasie 2310	
			2322	Dzierżawa, najem, użyczenie	B 5	Bc		
			2323	Użytkowanie wieczyste	A	Bc	Jak w klasie 2312	
			2324	Przekazanie w zarząd 
i użytkowanie	B 5	Bc		
			2325	Pozostałe sprawy zarządzające majątkiem	B 10	Bc		
		233		Gospodarka gruntami				
			2330	Przepisy prawne dotyczące gospodarowania gruntami	B 10	Bc	Własne ustalenia – kat. A	
			2331	Ewidencja gruntów	A	Bc		
			2332	Zbycie, zamiana, dzierżawa, darowizny	A	Bc		
 	24	 	 	Gospodarka środkami ruchomymi	 	 	 	
 	 	240	 	Źródła zaopatrzenia 
w materiały, narzędzia 
i pomoce biurowe			 	
 	 	 	2400	Źródła zaopatrzenia, dostawcy	B 5	Bc	Gospodarka magazynowa	
 	 	 	2401	Magazynowanie 
i użytkowanie	B 5	Bc	 	
 	 	 	2402	Ewidencja ilościowa	B 5	Bc	 	
			2403	Likwidacja środków trwałych	B 5	Bc	Protokoły likwidacyjne	
 	 	241	 	Meble i sprzęt biurowy	 	 	 	
 	 	 	2410	Zapotrzebowanie, zamówienia, przydziały	B 3	Bc	 	
			2411	Eksploatacja i remonty	B 3	Bc		
 	 	 	2412	Kasacja i upłynnianie	B 5	Bc	 	
 	 	242	 	Maszyny i urządzenia	 	 	 	
 	 	 	2420	Zapotrzebowanie, zamówienia, przydziały	B 3	Bc	 	
 	 	 	2421	Dokumentacja eksploatacyjna	B 5	Bc	Instrukcje obsługi, opisy techniczne, gwarancje, katalogi, karty rozruchu; okres przechowywania liczy się od daty zniszczenia np. maszyny	
 	 	 	2422	Ewidencja maszyn 
i urządzeń	B 5	Bc	 	
		243		Aparatura naukowo-badawcza
i dydaktyczna				
			2430	Zapotrzebowanie, zamówienia, przydziały	BE 5	Bc	np. faktury, umowy, 
dokumentacja przetargowa; dokumenty w teczce
grupowane są komórkami 
i rocznikami 	
			2431	Ewidencja środków naukowych 
i dydaktycznych	B 5	Bc		
 	 	244	 	Narzędzia i pozostałe środki materiałowe	 	 	 	
 	 	 	2440	Zasady funkcjonalne gospodarki materiałowej	B 10	Bc	Własne ustalenia – kat. A	
 	 	 	2441	Magazynowanie 
i wydawanie	B 5	Bc	 	
			2442	Sprawy ewidencyjne 
i kartoteki materiałowe	B 10	Bc	np. spisy, karty środków	
			2443	Rozliczenia zużycia 	B 3	Bc		
 	 	245	 	Inwentaryzacja	 	 	 	
 	 	 	2450	Spisy i protokoły inwentaryzacyjne	B 5	Bc	 	
 	 	 	2451	Komisje własne	B 5	Bc	W tym składy komisji, sprawozdania z przebiegu	
 	 	 	2452	Wycena, przecena, amortyzacja	B 10	Bc	 	
 	25	 	 	Transport i łączność	 	 	 	
		250		Przepisy prawne odnośnie transportu	B 10	Bc	Własne – kat. A	
		251		Środki transportu				
 	 		2510	Zakupy trwałe pojazdów	B 5	Bc	Dla każdego pojazdu prowadzi się oddzielną teczkę	
			2511	Ewidencja środków własnych	B 10	Bc		
			2512	Etaty transportowe (samochodowe)	B 5	Bc		
 	 	252	 	Eksploatacja własnych środków transportu	B 2	Bc	 	
 	 	 	2520	Przeglądy techniczne 
i remonty pojazdów	B 2	Bc	Obejmuje także dzienne karty drogowe, kartę kontroli pojazdu oraz rejestr kart drogowych	
 	 	 	2521	Rozdysponowywanie środków transportu	B 2	Bc	wg zapotrzebowania komórek organizacyjnych 	
			2522	Potrzeby i przebiegi eksploatacyjne	B 5	Bc	np. na części zamienne, dodatkowy sprzęt, narzędzia, paliwo, także karty i ewidencje zużyć i eksploatacji	
 	 	 	2523	Zezwolenia na prowadzenie 
i użytkowanie własnych środków transportu	B 5	Bc	np. umowy na korzystanie 
z pojazdów do celów prywatnych	
			2524	Ryczałty samochodowe	B 5	Bc		
			2525	Zaplecze techniczne	B 3	Bc	np. własne warsztaty i garaże	
		253		Środki łączności				
			2530	Zapotrzebowania, zamówienia, instalacje	B 3	Bc		
 	 		2531	Eksploatacja środków łączności	B 3	Bc	Konserwacja i naprawy np. telefonów, radia, telewizji	
			2532	Ewidencje 
i inwentaryzacje	B 5	Bc		
3	 			FINANSE 
I KSIĘGOWOŚĆ	 		 	
 	30	 	 	Planowanie 
i realizacja budżetu	 	 	 	
		300		Przepisy prawne dotyczące planowania 
i dyscypliny budżetowej	BE 10	Bc	Własne ustalenia – kat. A	
		301		Budżet Uczelni				
 	 		3010	Opracowania i materiały pomocnicze	B 5	Bc	 	
 	 		3011	Budżet, zmiany, realizacja, opinie	A	Bc	Projekty i wersje robocze – kat. B 5	
 	 		3012	Przekazywanie środków budżetowych do jednostek	B 5	Bc	 	
 	 	302 		Plany finansowe 
i sprawozdania realizacyjne 			 	
			3020	Roczne, ogólnouczelniane	A	Bc	Wraz z badaniem biegłego rewidenta	
			3021	Zbiorcze, komórek organizacyjnych	A	Bc		
			3022	Plany i sprawozdania inwestycyjne ogólnouczelniane	A	Bc	Komórek organizacyjnych – kat. B 5	
			3023	Finansowanie inwestycji własnych	B 5	Bc		
			3024	Finansowanie prac usługowych	B 5	Bc		
		303		Fundusze specjalne 
i celowe				
			3030	Zasady gospodarowania funduszami	B 10	Bc	Własne ustalenia – kat. A	
			3031	Zakładowy fundusz nagród	B 5	Bc	 	
			3032	Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych	B 5	Bc	 	
			3033	Własny fundusz stypendialny	B 5	Bc	 	
			3034	Ewidencja funduszy specjalnych i celowych	B 5	Bc		
			3035	Realizacja funduszy specjalnych i celowych	A	Bc	Sprawozdania, wnioski, analizy	
			3036	Dotacje 	B 5	Bc	Na inwestycje i badania naukowe	
			3037	Subwencje	B 5	Bc	Jak w klasie 3036	
 	 	304	 	Kredyty, pożyczki, obrót bezgotówkowy i walutowy	 	 	 	
 	 	 	3040	Zasady współpracy z instytucjami finansowymi	BE 5	Bc	Własne ustalenia – kat. A; umowy prowadzenia rachunków bankowych, także upoważnienia do dysponowania rachunkami	
			3041	Kredyty długoterminowe, pożyczki celowe	B 5	Bc	Umowy bankowe, zasady kredytowania, sposoby wykorzystania kredytów 
i pożyczek; czas przechowywania liczy się od daty spłaty zadłużenia 	
 	 	 	3042	Zakup i sprzedaż walut	B 5	Bc	 	
 	 	 	3043	Zakup i sprzedaż papierów wartościowych 
i obligacji	B 5	Bc	 	
 	 	 	3044	Płatności kartami bankowymi	B 5	Bc	 	
 	 	 	3045	Przyjmowanie wpłat dokonywanych kartami płatniczymi	B 5	Bc	 	
		305		Dochody i inne źródła finansowania Uczelni				
			3050	Przepisy prawne określające źródła finansowania	B 10	Bc	Własne ustalenia – kat. A	
			3051	Dochody z majątku uczelnianego	B 5	Bc		
			3052	Dochody i wpłaty pozyskiwane przez komórki organizacyjne 	B 5	Bc		
			3053	Spadki, zapisy, darowizny na rzecz Uczelni	BE 5	Bc		
		306		Spółki, udziały				
			3060	Własne spółki oparte na prawie gospodarczym	B 5	Bc		
			3061	Udział w spółkach obcych	B 5	Bc		
		307		Dyscyplina finansowa				
			3070	Orzecznictwo 
w sprawach naruszania dyscypliny finansowej	BE 5	Bc	Także decyzje władz nadrzędnych	
 	31	 	 	Księgowość finansowa	 	 	 	
		310		Przepisy prawne dotyczące księgowości	B 10	Bc	Własne ustalenia – kat. A	
 	 	311	 	Dowody księgowe	B 5	Bc	m. in. dokumentacja na zakup środków trwałych, inwestycji, aparatury i wyposażenia liczy się od dnia ich likwidacji/ rozliczenia 	
 	 	312	 	Dokumentacja księgowa księgowości	B 5	Bc	Księgi, dzienniki, kartoteki, zestawienia obrotów i sald, wykaz składników, aktywów 
i pasywów, rejestry	
		313		Operacje bankowe	B 5	Bc		
		314		Plany kont	A	Bc		
		315		Księgi i konta rachunkowe	B 5	-		
		316		Papiery wartościowe 
i dłużne	B 5	-	Także windykacja należności	
		317		Dokumentacja cen, taryf, marż	B 5	Bc	cenniki własne – kat. A	
 	32	 	 	Rachuba płac 
i dowody kasowe	 	 	 	
 	 	320	 	Dokumentacja płac	B 5	Bc	Materiały źródłowe do obliczania płacy (karty pracy itp.); także dokumentacja potrąceń z płac 
i deklaracje  podatkowe oraz dokumentacja prac dydaktycznych dodatkowych 
i ponadwymiarowych, godzin nadliczbowych i płac  pracowników pracujących w oparciu o system godzinowo-premiowy itp.	
 	 	321	 	Listy płac	B 50	 	Także listy premii i nagród, zasiłków chorobowych, rodzinnych i innych	
		322		Listy zaliczek na wynagrodzenia	B 5	Bc		
 	 	323	 	Indywidualne karty wynagrodzeń	B 50	Bc	 	
 	 	324	 	Rozliczenia ze studentami			 	
			3240	Listy wypłat studentów	B 50	Bc		
			3241	Pozostałe rozliczenia ze studentami	B 5	Bc	m.in. wpłaty, czesne, przesunięcia płatności	
 	 	325	 	Zaświadczenia o zarobkach	B 5	Bc	Także rejestr zaświadczeń	
 	 	326	 	Rozliczenia z ZUS	 	 	 	
 	 	 	3260	Zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego 
i społecznego	B 10	Bc	 	
 	 	 	3261	Rozliczanie składek pracowniczych na ZUS	B 10	Bc	 	
 	 	327	 	Rozliczenia podatku od osób fizycznych	B 10	Bc	Deklaracje podatkowe, oświadczenia, zaświadczenia	
 	 	328	 	Rozliczenie dochodów emerytów i rencistów	B 5	Bc	 	
		329		Dowody kasowe				
			3290	Dokumentacja kasowa	B 5	Bc	Raporty kasowe, polecenia księgowania, rachunki, faktury	
			3291	Uzgodnienie sald	B 5	Bc	Korespondencja w sprawie, ewidencja potwierdzeń sald	
			3292	Depozyty kasowe	B 5	Bc		
			3293	Rewizje i lustracje kasy	B 5	Bc		
 	33	 	 	Księgowość materiałowa 	 	 	 	
 	 	330	 	Ewidencja zakupu 
i wytworzenia środków trwałych, wyposażenia 
i aparatury	B 5	Bc	 	
 	 	331	 	Ewidencja środków trwałych
amortyzowanych w czasie	B 5	Bc	 	
 	 	332	 	Ewidencja środków trwałych i wyposażenia o niskiej wartości	B 5	Bc	 	
		333		Ewidencja aparatury naukowo-badawczej	B 5	Bc		
 	 	334	 	Pozostała ewidencja materiałowa	B 5	Bc	 	
	34			Nadzór finansowo-księgowy				
		340		Bieżący nadzór Kwestora	B 3	Bc		
		341		Biegli księgowi	B 10	Bc	Powoływanie, zakres prac, listy	
	35			Podatki i taksy				
		350		Przepisy prawne dotyczące podatków 
i taks	B 10	Bc	Własne ustalenia – kat. A; także informacje podatkowe	
		351		Podatki i taksy	B10	Bc	m. in. zgłoszenia podatkowe, odwołania, decyzje, korekty, zaniechania, ewidencja	
 	36	 	 	Zamówienia publiczne	 	 	 	
		360		Przepisy prawne dotyczące zamówień 
i przetargów	BE 10	Bc	Własne ustalenia – kat. A	
		361		Kryteria oceny ofert	BE 5	Bc	Własne ustalenia – kat. A	
 	 	362	 	Dokumentacja zamówień publicznych i przetargów	B 5	Bc	Powoływanie komisji, wybór oferty, ogłoszenia; opinie, wnioski, decyzje i protokóły komisji, specyfikacje przetargowe, korespondencja z UZP; dla każdego zamówienia prowadzi się osobną teczkę	
		363		Konkurs ofert	B 5	Bc	Oferty i decyzje o wyborze najlepszej; dla każdej oferty prowadzi się odrębne teczki	
		364	 	Rejestr zamówień publicznych, odwołań 
i protestów	B 10	-	 	
 	 	365	 	Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych	B 10	Bc		
4				BEZPIECZEŃSTWO				
	40			Sprawy wojskowe 
i cywilne				
		400		Przepisy prawne dotyczące spraw wojskowych 
i bezpieczeństwa cywilnego	B 10	Bc		
		401		Sprawy wojskowe	B 5	Bc	m. in. informacje o ćwiczeniach wojskowych, o militaryzacji 
i planach ochrony obiektów	
		402		Sprawy cywilne z zakresu bezpieczeństwa publicznego	B 5	Bc	m.in. współpraca z organami ścigania i wymiarem sprawiedliwości	
		403		Sprawy z zakresu porządku publicznego	B 5	Bc	m. in. zapobieganie klęskom żywiołowym	
		404		Ochrona informacji niejawnych	A	Bc	Protokoły kontroli, sprawozdania itp.	
		405		Postępowanie sprawdzające	B 25	Bc	całość akt	
 	 	406	 	Ochrona obiektów 
i mienia	 	 	 	
 	 	 	4060	Służby ochroniarskie	B 5	Bc	np. dzienniki służb, meldunki, zasady organizacyjno-funkcjonalne	
 	 	 	4061	Ochrona ppoż. 
w obiektach własnych	B 5	Bc	Instrukcje, książki kontroli, lustracje, opinie o instalacjach ppoż., meldunki o pożarach, interwencje służb, dochodzenia, profilaktyka	
			4062	Ochrona mienia własnego	B 3	Bc	Pozostałe sprawy	
		407		Obrona cywilna	B 5	Bc	 	
5	 	 	 	DYDAKTYKA. WYCHOWANIE	 	 	 	
 	50	 	 	Założenia organizacyjno-programowe	 	 	 	
 	 	500	 	Podstawowe zasady organizacji studiów	B 10	Bc	Własne ustalenia – kat. A; np. regulamin studiów	
 	 	501	 	Programy, plany studiów 
i metody nauczania studentów	BE 5	Bc	Własne ustalenia – kat. A; także wnioski dot. zmian w programach, planach studiów 
i metodach nauczania	
		502	 	Programy i plany studiów doktoranckich	A	Bc	Ramowe i indywidualne	
 	 	503	 	Organizacja studiów doktoranckich	BE 5	Bc	 Własne ustalenia – kat. A	
	51			Rekrutacja				
 	 	510	 	Podstawowe zasady prawne zewnętrzne	B 10	Bc	Ustalenia własne – kat. A, w tym limity przyjęć	
 	 	511	 	Postępowanie kwalifikacyjne	 	 		
			5110	Wytyczne dot. postępowania kwalifikacyjnego	B 10	Bc	Ustalenia własne – kat. A	
 	 	 	5111	Uczelniana Komisja Rekrutacyjna	A	Bc	Skład, protokóły posiedzeń, sprawozdania z działalności	
 	 	 	5112	Wydziałowa (Instytutowa) Komisja Rekrutacyjna	A	Bc	jak w klasie 4211; część opisowa i plany zajęć	
 	 	 	5113	Zbiorcze listy 
z postępowania kwalifikacyjnego	B 3 	Bc	Zestawienie ocen egzaminów	
 	 	512	 	Akta osobowe kandydatów, którzy nie podjęli studiów	B 3	Bc	rejestr kandydatów;   
m.in. korespondencja dot. uzupełnienia dokumentacji kandydata, prace pisemne	
 	 	513	 	Odwołania w sprawach przyjęć na studia	B 3	Bc	W dokumentacji UKR	
 	 	514	 	Rekrutacja na studia za granicą 	B 3	Bc	Lista zakwalifikowanych	
		515		Rekrutacja na studia podyplomowe	B 5	Bc	Obsługa organizacyjno-administracyjna - kat. Bc	
		516	 	Rekrutacja doktorantów	A	Bc	Protokóły komisji rekrutacyjnej; obsługa organizacyjno-administracyjna - kat. Bc	
 	 	517	 	Studenci i doktoranci cudzoziemscy	B 3	Bc	Lista zakwalifikowanych, przebieg studiów	
 	 	518	 	Obsługa organizacyjno-administracyjna	Bc 	Bc	m.in.: dysponowanie lokalami dydaktycznymi	
 	52	 	 	Tok studiów 	 	 	 	
 	 	520	 	Rozkład zajęć dydaktycznych dla studentów, słuchaczy 
i doktorantów	B 3	Bc	Siatki zajęć oraz dyspozycja lokalami dydaktycznymi	
 	 	521	 	Sesje egzaminacyjne studentów	 	 	 	
 	 	 	5210	Sprawy organizacyjne	B 3	Bc	Również sprawozdania z sesji; wszystkie decyzje dot. konkretnego studenta odkłada się do akt studenckich 	
 	 	 	5211	Protokóły egzaminacyjne	B 3 	Bc	Okres przechowywania liczy się od daty zakończenia studiów	
 	 	522	 	Praktyki, obozy i objazdy studenckie	B 3	Bc	Program naukowo-dydaktyczny oraz sprawozdania z wykonania; finansowanie praktyk, obozów 
i objazdów – kat. A	
 	 	523	 	Egzaminy dyplomowe studentów	 	 	 	
 	 	 	5230	Prace dyplomowe 	BE 50	Bc	Zarządzenie nr 63/06 Rektora reguluje, że pierwszy i drugi egzemplarz pracy przechowuje się osobno, zaś trzeci na nośniku elektronicznym wędruje do teczki osobowej studenta wraz 
z protokołem egzaminu dyplomowego	
 	 	 	5231	Protokóły egzaminu końcowego 	A	Bc	 	
 	 	524	 	Księga dyplomów	A	Bc	 	
 	 	525	 	Nostryfikacja dyplomów  	A	Bc	 	
 	 	526	 	Koła naukowe studentów	A	Bc	Rejestr, statut, program	
 	 	527	 	Słuchacze studiów podyplomowych	B 3	Bc	sprawy ogólne z toku studiów	
 	53	 	 	Inne formy nauczania	BE 5	Bc		
 	54	 	 	Sprawy socjalno-bytowe
studentów 
i doktorantów	 	 	 	
 	 	540	 	Stypendia socjalne, mieszkaniowe, na wyżywienie	B 5	Bc	Wnioski, listy przyznanych świadczeń itp.	
 	 	541	 	Stypendia specjalne i pozostałe	B 5	Bc	np. nagrody za wyniki w nauce lub sporcie, dla osób niepełnosprawnych; jak w klasie 550	
 	 	542	 	Zapomogi	B 5	Bc	jak w klasie 550	
 	 	543	 	Badania i szczepienia studentów	B 6	Bc		
 	 	544	 	Zakwaterowanie 
w domach studenckich	B 6	Bc	Podania, listy osób, którym przyznano miejsce	
 	 	545	 	Ubezpieczenia studentów	B 10	Bc	 	
 	 	546	 	Świadczenia dla doktorantów	B 3	Bc	m. in.: stypendia	
		547		Rejestr spraw socjalno-bytowych	B 6	Bc	m.in. zaświadczeń o pobieranych świadczeniach	
 	55	 	 	Ewidencja studentów, słuchaczy 
i doktorantów	 	 	 	
 	 	550	 	Akta studenckie, podyplomowe słuchaczy 
i doktoranckie	BE 50	Bc	Dla każdego studenta prowadzi się odrębną teczkę, obejmującą podanie, kwestionariusz osobowy, dokumentację 
z egzaminu wstępnego, karty egzaminacyjne, dziennik praktyk, karty wpisowe, egz. pracy dyplomowej i jej ocenę,
protokół egzaminu dyplomowego, odpis dyplomu,
pokwitowanie odebranych dokumentów, kartę obiegową itp.; inne akta o zasadniczym znaczeniu; pomoce ewidencyjne – skorowidze, kartoteki, dzienniki itd.	
 	 	551	 	Księga albumów 
i świadectw	A	Bc	Także słuchaczy studiów podyplomowych i doktorantów	
 	 	552	 	Sprawy studentów niepełnosprawnych	B 5	Bc	 	
 	 	553	 	Legitymacje, indeksy, książeczki zdrowia studentów i doktorantów	B 5	Bc	Rejestry	
 	 	554	 	Zaświadczenia w sprawach osobowych studentów i doktorantów	Bc 	Bc	Rejestry	
 	56			Wychowanie. Dyscyplina				
 	 	560	 	Opiekunowie	BE 5	Bc	powoływanie, zakres obowiązków, przebieg pracy	
 	 	561	 	Dyscyplina studiów studenckich 
i doktoranckich	 	 	 	
 	 	 	5610	Podstawowe zasady	B 5	Bc	Wszystkie decyzje dot. konkretnego studenta 
i doktoranta odkłada się do jego akt studenckich	
 	 	 	5611	Urlopy dziekańskie	B 3	Bc	jak w klasie 5610	
 	 	 	5612	Zmiana kierunków studiów	B 3	Bc	jak w klasie 5610	
 	 	 	5613	Przeniesienia z innych uczelni	B 3	Bc	jak w klasie 5610	
 	 	 	5614	Inne sprawy dyscypliny studiów 	B 3	Bc	jak w klasie 5610	
 	 	562	 	Sprawy dyscyplinarne 
studentów	BE 10	Bc	także repertorium spraw; dla każdej sprawy prowadzi się odrębną teczkę; wszystkie decyzje dot. konkretnego studenta odkłada się do jego 
akt studenckich	
 	 	563	 	Sprawy wojskowe studentów i doktorantów	B 5	Bc	Listy studentów i doktorantów podlegających służbie wojskowej; zaświadczenia - rejestr	
 	57	 	 	Samorząd studencki	A	Bc	Skład zarządu, program, sprawozdania	
 	58	 	 	Staże naukowe	 	 	 	
 	 	580	 	Staże naukowe krajowe 
i zagraniczne własnych pracowników	A	Bc	Wnioski, program, 
sprawozdanie ze stażu	
 	 	581	 	Staże naukowe obcych pracowników 	BE 5	Bc	jak w klasie 580	
 	59	 	 	Nadawanie stopni 
i tytułów naukowych	 	 	 	
 	 	590	 	Podstawowe przepisy prawne	BE 5	Bc	 Własne ustalenia – kat. A	
		591	 	Postępowanie doktorskie				
 	 		 5910	Przewody doktorskie	A	 Bc	Dla każdego przewodu zakłada się oddzielną teczkę, obejmującą podanie, życiorys, kopię dyplomu magistra, wyciąg z protokółu Rady Wydziału, koncepcję pracy doktorskiej, spis publikacji, maszynopis rozprawy doktorskiej, recenzje, protokóły egzaminów doktorskich, protokół Komisji 
z przeprowadzonej obrony, zawiadomienie o nadaniu stopnia doktora i informacje o przebiegu przewodu doktorskiego, przysięgę doktorską, kopię dyplomu doktorskiego i inne ważne dokumenty 	
 	 	 	5911	Rejestr przewodów doktorskich	A	Bc	 	
 	 	 	5912	Księga dyplomów doktorskich	A	Bc	 	
 	 	 	5913	Nostryfikacja dyplomów doktorskich  	A	Bc	 	
 	 	592	 	Przewody habilitacyjne				
			5920	Przebieg habilitacji	A	Bc	Jak w klasie 5910	
 	 	 	5921	Księga dyplomów doktora habilitowanego	A	Bc	 	
 	 	 	5922	Nostryfikacja dyplomów doktora habilitowanego	A	Bc	 	
		593	 	Nadawanie tytułu doktora honoris causa				
 	 		5930	Przebieg postępowania	A	Bc	 	
 	 	 	5931	Księga dyplomów doktora honoris causa	A	Bc	 	
 		594 	 	Nadawanie tytułów naukowych	 	 	 	
 	 		5940	Profesora zwyczajnego	A	Bc	Dla każdego kandydata zakłada się oddzielną teczkę	
 	 		5941	Profesora nadzwyczajnego	A	Bc	 Jak w klasie 5940	
6	 	 	 	BADANIA NAUKOWE	 	 	 	
 	60	 	 	Przepisy prawne zewnętrzne	B 5	Bc	 Własne ustalenia – kat. A	
 	61	 	 	Organizacja 
i koordynacja badań naukowych	 	 	 	
 	 	610	 	Zespoły naukowe	A	Bc	Skład, program, protokoły posiedzeń, sprawozdania itd.	
 	 	611	 	Ośrodki doświadczalne	A	Bc	 	
 	 	612	 	Pracownie naukowo-badawcze	A	Bc	 	
 	 	613	 	Inne formy organizacji pracy naukowej-badawczej	A	Bc	 	
 	62	 	 	Prace naukowo-badawcze	 	 		
		620		Przebieg i wyniki prac badawczych finansowanych przez jednostki nadrzędne	A	Bc	m.in. projekty promotorskie, habilitacyjne, celowe	
 	 	621	 	Przebieg i wyniki prac badawczych z zakresu działalności statutowej	A	Bc	Badania statutowe, 
wnioski, sprawozdania	
 	 	622	 	Przebieg i wyniki prac z zakresu badań finansowanych ze środków własnych	A	Bc	Wnioski, sprawozdania, decyzje, umowy, raporty, aneksy, projekty Młodego Badacza i promotorskie	
 	 	623	 	Realizacja projektów badawczych zamawianych	BE 10	Bc	jak w klasie 621	
 	 	624	 	Inwestycje służące potrzebom badań naukowych	 	 	 	
 	 	 	6240	Inwestycje budowlane	A	Bc	Wnioski, decyzje, raporty	
 	 	 	6241	Inwestycje aparaturowe	A	Bc	Wnioski, decyzje, raporty	
 	 	625	 	Działalność wspomagająca badania naukowe	 	 	 	
 	 	 	6250	Działalność bibliotek	A	Bc	Wnioski, decyzje, sprawozdania 	
 	 	 	6251	Działalność wydawnicza (publikacje, czasopisma)	A	Bc	Dotyczy również wydawnictw obcych; wnioski, decyzje, sprawozdania 	
 	 	 	6252	Upowszechnienie osiągnięć naukowych	A	Bc	Wnioski, decyzje,                      
sprawozdania	
 	 	626	 	Obsługa organizacyjno-administracyjna	Bc 	Bc	 	
		627		Wynalazczość pracownicza				
 	 		6270	Podstawowe zasady dotyczące wynalazczości pracowniczej	B 10	Bc	Własne ustalenia – kat. A	
 	 		6271	Rejestr pomysłów wynalazczych	A	Bc	 	
 	 		6272	Postępowanie patentowe	BE 10	Bc	 	
 	 		6273	Należności i nagrody wynalazców 	BE 10	Bc		
 	63	 	 	Konferencje naukowe	 	 	 	
 	 	630	 	Konferencje, sympozja, wystawy, zjazdy, seminaria, sesje własne	A	Bc	Program, referaty, protokół z dyskusji itp.	
 	 	631	 	Udział w konferencjach, sympozjach, wystawach, zjazdach, seminariach, sesjach obcych	A	Bc	Referaty pracowników, sprawozdania, relacje z obrad	
 	 	632	 	Obsługa organizacyjno-administracyjna	Bc	Bc	 	
	64			Informacja naukowa	BE 5	Bc	Sprawy kwerendalne, informatory, korespondencja