SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI

ARCHIWUM WARSZAWSKIEGO UNIWERSYTETU MEDYCZNEGO ZA 2016 ROK

            W roku sprawozdawczym działalność Archiwum Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego obejmowała standardowe czynności związane z przyjmowaniem i udostępnianiem akt oraz ich ewidencjonowaniem i przechowywaniem.

- Systematycznie oraz w miarę możliwości prowadzono dalsze prace związane z weryfikacją

i wprowadzaniem poprawek w ewidencji Archiwum – m. in. weryfikacja i sprawdzanie wykazu spisu zdawczo-odbiorczego ze spisami zdawczo-odbiorczymi oraz dokumentacją na półkach w magazynach, poprawianie błędnego formatu sygnatur.

- Prowadzono dalsze prace związane z wdrażaniem programu komputerowego AZAK.

- Rozpoczęto prace związane z poprawianiem ewidencji oraz dołączaniem dokumentacji akt osobowych studentów w dwóch rocznikach (2007 i 2008) [rok ukończenia studiów lub skreślenia lub rezygnacji lub nieprzyjęcia na studia] w układzie alfabetycznym – przekazanej przez Wydział Nauki o Zdrowiu – kierunek Pielęgniarstwo – studia niestacjonarne I stopnia.

- Przeprowadzono szkolenia oraz udzielano wskazówek metodycznych w celu prawidłowego przygotowania dokumentacji do przekazania do Archiwum Uczelni – Pracownikom:

 - Kliniki Chorób Wewnętrznych i Kardiologii z Centrum Diagnostyki i Leczenia Żylnej Choroby Zakrzepowo Zatorowej – w zakresie obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych;

 - Kliniki Neurologii Wydziału Nauki o Zdrowiu - w zakresie obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych;

 - Biura Centrum Badań Przedklinicznych – w zakresie archiwizacji dokumentacji Biura;

 - Dziekanatu I Wydziału Lekarskiego – kierunek studiów Audiofonologia – w zakresie porządkowania dokumentacji osobowej studentów;

 - Zakładu Zdrowia Publicznego – w zakresie obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych oraz archiwizacji dokumentacji Zakładu;

 - Działu Płac – w zakresie archiwizacji dokumentacji Działu oraz obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych;

 - Działu Aparatury i Urządzeń Technicznych – w zakresie archiwizacji dokumentacji Działu oraz obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych;

 - Dziekanatu Wydziału Farmaceutycznego z Oddziałem Medycyny Laboratoryjnej – w zakresie porządkowania akt osobowych przewodów doktorskich, przewodów habilitacyjnych, tytułu profesora;

 - Dziekanatu I Wydziału Lekarskiego – w zakresie porządkowania dokumentacji konkursów na stanowiska naukowo-dydaktyczne, tytułu profesora;

 - Studium Medycyny Katastrof – w zakresie archiwizacji dokumentacji Studium oraz obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych;

 - Studium Wychowania Fizycznego i Sportu – w zakresie archiwizacji dokumentacji Studium;

 - Kliniki Immunologii, Transplantologii i Chorób Wewnętrznych – w zakresie obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych oraz archiwizacji dokumentacji Kliniki;

 - Dziekanatu Wydziału Lekarsko-Dentystycznego – w zakresie obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych;

 - Działu Rekrutacji i Organizacji Kształcenia – w zakresie porządkowania i klasyfikacji dokumentacji Kół Naukowych Studentów;

 - Dziekanatu Wydziału Nauki o Zdrowiu – w zakresie obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych.

- Zakończono prace związane z poprawianiem ewidencji dotyczącej dokumentacji Konkursów na stanowiska naukowo-dydaktyczne – przekazanej przez I Wydział Lekarski.

- Kierownik Archiwum uczestniczył w konferencjach:

 - na temat „Rola archiwów w procesie wprowadzania systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją – cele i założenia oraz ich realizacja. Z doświadczeń archiwów szkół wyższych, instytucji naukowych i kulturalnych”, organizowanej przez Archiwum Uniwersytetu Śląskiego oraz Archiwum Polskiej Akademii Nauk

w Warszawie.

 - na temat: „Obraz i dźwięk. Oferta współczesnego archiwum”, organizowanej przez Archiwum Instytutu Pamięci Narodowej.

- Do Archiwum Państwowego w Warszawie wysłano zaktualizowane: Instrukcję Kancelaryjną WUM, Instrukcję o organizacji i zakresie działania Archiwum WUM oraz Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt WUM w celu zatwierdzenia. W październiku odbyła się konsultacja w siedzibie Archiwum Państwowego w Warszawie, podczas której stwierdzono, że Instrukcja Kancelaryjna WUM oraz Instrukcja o organizacji i zakresie działania Archiwum WUM zostały przygotowane prawidłowo. Natomiast zmiany (poprawienia) wymaga Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt.

 - Przewidywany termin zakończenia poprawiania Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt

w celu ponownego wysłania do Archiwum Państwowego w Warszawie – czerwiec / lipiec 2017 roku.