Jesteś tutaj
Sprawozdanie z działalności Archiwum Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego za 2016 rok
SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI
ARCHIWUM WARSZAWSKIEGO UNIWERSYTETU MEDYCZNEGO ZA 2016 ROK
W roku sprawozdawczym działalność Archiwum Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego obejmowała standardowe czynności związane z przyjmowaniem i udostępnianiem akt oraz ich ewidencjonowaniem i przechowywaniem.
1. NAZWA JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ | |||||
Warszawski Uniwersytet Medyczny | |||||
2. IMIĘ, NAZWISKO, STANOWISKO SŁUŻBOWE ARCHIWISTY | |||||
1. Jakub Paprotny – Kierownik Archiwum 2. Maria Mentrak – Specjalista 3. Beata Jankowska-Piętka – Starszy referent | |||||
3. OPIS LOKALU ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO | |||||
Lokal Archiwum usytuowany jest na drugim piętrze wolnostojącego budynku mieszczącego się przy ul. Pawińskiego 3 (Budynek Logistyki). Składa się z 8 pomieszczeń magazynowych o łącznej powierzchni ok. 450 m², którego wyposażenie stanowią: regały stacjonarne metalowe, regały stacjonarne SYSCO, meble biurowe i archiwalne, aparatura do pomiaru wilgotności i temperatury powietrza. Zabezpieczenie przed pożarem, włamaniem, kradzieżą i innymi ujemnymi czynnikami mogącymi mieć wpływ na przechowywanie zbioru dokumentacji stanowi: sprzęt p.poż., gaśnice, ochrona całodobowa obiektu, okna pomieszczeń magazynowych zabezpieczone przed szkodliwym działaniem promieni słonecznych, zabezpieczone przewody elektryczne. Na lokal archiwum składają się również dwa pomieszczenia biurowe oraz magazyn na materiały biurowe. | |||||
4. DOKUMENTACJA PRZEJĘTA DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO | |||||
NAZWA KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ PRZEKAZUJĄCEJ DOKUMENTACJĘ: | ILOŚĆ PRZEJĘTEJ DOKUMENTACJI: | ||||
MATERIAŁY ARCHIWALNE (KAT.A) | DOKUMENTACJA NIEARCHIWALNA (KAT.B) | ||||
ilość w mb | ilość w jednostkach archiwalnych | Ilość w mb | ilość w jednostkach archiwalnych | ||
Wydział Nauki o Zdrowiu | - | - | 19,11 | 1298 | |
Biuro Pełnomocnika Rektora ds. Budowy Szpitala Pediatrycznego WUM | - | - | 2,85 | 87 | |
Dział Współpracy z Zagranicą | - | - | 1,04 | 19 | |
Wydziałowa Komisja Rekrutacyjna I i II Wydziału Lekarskiego | - | - | 0,19 | 403 | |
Biuro Obsługi Działalności Podstawowej – Sekcja Nauczania | - | - | 0,88 | 125 | |
Dział Płac | - | - | 0,15 | 8 | |
Dział Personalny | 0,03 | 1 | 7,67 | 217 | |
Biuro Organizacyjne | 2,57 | 101 | 2,83 | 52 | |
Wydział Farmaceutyczny z Oddziałem Medycyny Laboratoryjnej | 2,91 | 128 | - | - | |
I Wydział Lekarski | 3,30 | 124 | - | - | |
5. ILOŚĆ WOLNYCH PÓŁEK | |||||
ilość wolnych półek w magazynach w mb | |||||
381,08 | |||||
6. UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI | |||||
ilość udostępnionych jednostek archiwalnych | liczba osób korzystających z dokumentacji | ||||
441 | 88 | ||||
7. WYPOŻYCZANIE DOKUMENTACJI Z ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO | |||||
ilość udostępnionych jednostek archiwalnych | |||||
207 | |||||
8. ILOŚĆ WYBRAKOWANEJ DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ | |||||
ilość w mb | ilość w jednostkach archiwalnych
| ||||
225,11 | 48928 | ||||
9. UWAGI | |||||
| |||||
- Systematycznie oraz w miarę możliwości prowadzono dalsze prace związane z weryfikacją
i wprowadzaniem poprawek w ewidencji Archiwum – m. in. weryfikacja i sprawdzanie wykazu spisu zdawczo-odbiorczego ze spisami zdawczo-odbiorczymi oraz dokumentacją na półkach w magazynach, poprawianie błędnego formatu sygnatur.
- Prowadzono dalsze prace związane z wdrażaniem programu komputerowego AZAK.
- Rozpoczęto prace związane z poprawianiem ewidencji oraz dołączaniem dokumentacji akt osobowych studentów w dwóch rocznikach (2007 i 2008) [rok ukończenia studiów lub skreślenia lub rezygnacji lub nieprzyjęcia na studia] w układzie alfabetycznym – przekazanej przez Wydział Nauki o Zdrowiu – kierunek Pielęgniarstwo – studia niestacjonarne I stopnia.
- Przeprowadzono szkolenia oraz udzielano wskazówek metodycznych w celu prawidłowego przygotowania dokumentacji do przekazania do Archiwum Uczelni – Pracownikom:
- Kliniki Chorób Wewnętrznych i Kardiologii z Centrum Diagnostyki i Leczenia Żylnej Choroby Zakrzepowo Zatorowej – w zakresie obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych;
- Kliniki Neurologii Wydziału Nauki o Zdrowiu - w zakresie obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych;
- Biura Centrum Badań Przedklinicznych – w zakresie archiwizacji dokumentacji Biura;
- Dziekanatu I Wydziału Lekarskiego – kierunek studiów Audiofonologia – w zakresie porządkowania dokumentacji osobowej studentów;
- Zakładu Zdrowia Publicznego – w zakresie obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych oraz archiwizacji dokumentacji Zakładu;
- Działu Płac – w zakresie archiwizacji dokumentacji Działu oraz obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych;
- Działu Aparatury i Urządzeń Technicznych – w zakresie archiwizacji dokumentacji Działu oraz obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych;
- Dziekanatu Wydziału Farmaceutycznego z Oddziałem Medycyny Laboratoryjnej – w zakresie porządkowania akt osobowych przewodów doktorskich, przewodów habilitacyjnych, tytułu profesora;
- Dziekanatu I Wydziału Lekarskiego – w zakresie porządkowania dokumentacji konkursów na stanowiska naukowo-dydaktyczne, tytułu profesora;
- Studium Medycyny Katastrof – w zakresie archiwizacji dokumentacji Studium oraz obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych;
- Studium Wychowania Fizycznego i Sportu – w zakresie archiwizacji dokumentacji Studium;
- Kliniki Immunologii, Transplantologii i Chorób Wewnętrznych – w zakresie obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych oraz archiwizacji dokumentacji Kliniki;
- Dziekanatu Wydziału Lekarsko-Dentystycznego – w zakresie obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych;
- Działu Rekrutacji i Organizacji Kształcenia – w zakresie porządkowania i klasyfikacji dokumentacji Kół Naukowych Studentów;
- Dziekanatu Wydziału Nauki o Zdrowiu – w zakresie obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych.
- Zakończono prace związane z poprawianiem ewidencji dotyczącej dokumentacji Konkursów na stanowiska naukowo-dydaktyczne – przekazanej przez I Wydział Lekarski.
- Kierownik Archiwum uczestniczył w konferencjach:
- na temat „Rola archiwów w procesie wprowadzania systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją – cele i założenia oraz ich realizacja. Z doświadczeń archiwów szkół wyższych, instytucji naukowych i kulturalnych”, organizowanej przez Archiwum Uniwersytetu Śląskiego oraz Archiwum Polskiej Akademii Nauk
w Warszawie.
- na temat: „Obraz i dźwięk. Oferta współczesnego archiwum”, organizowanej przez Archiwum Instytutu Pamięci Narodowej.
- Do Archiwum Państwowego w Warszawie wysłano zaktualizowane: Instrukcję Kancelaryjną WUM, Instrukcję o organizacji i zakresie działania Archiwum WUM oraz Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt WUM w celu zatwierdzenia. W październiku odbyła się konsultacja w siedzibie Archiwum Państwowego w Warszawie, podczas której stwierdzono, że Instrukcja Kancelaryjna WUM oraz Instrukcja o organizacji i zakresie działania Archiwum WUM zostały przygotowane prawidłowo. Natomiast zmiany (poprawienia) wymaga Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt.
- Przewidywany termin zakończenia poprawiania Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt
w celu ponownego wysłania do Archiwum Państwowego w Warszawie – czerwiec / lipiec 2017 roku.