Jesteś tutaj
Sprawozdanie z działalności Archiwum Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego za rok 2014
W roku sprawozdawczym działalność Archiwum Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego obejmowała standardowe czynności związane z przyjmowaniem i udostępnianiem akt oraz ich ewidencjonowaniem i przechowywaniem.
Ilość dokumentacji przekazanej do archiwum |
Kat. A (w mb) |
9,78 |
Kat. B (w mb) |
20,96 | |
Ilość dokumentacji wybrakowanej |
Kat. B (w mb) |
- |
Liczba interesantów (absolwenci, skreśleni), którym wydano dokumenty (na miejscu) |
|
29 |
Liczba wypożyczonej dokumentacji (do Komórek Organizacyjnych) |
(w j.a.) |
246 |
Wgląd do akt, na który składają się: informacje udzielane przez telefon; wysyłanie zeskanowanych dokumentów (e-mail); wysyłanie dokumentów (przez Kancelarię); interesanci, którym udostępniono dokumentację (na miejscu) |
|
168 |
Ilość wolnych półek w magazynach |
(w mb) |
464,69 |
- Systematycznie oraz w miarę możliwości prowadzono dalsze prace związane z weryfikacją i wprowadzaniem poprawek w ewidencji Archiwum – m.in. weryfikacja i sprawdzanie wykazu spisów zdawczo-odbiorczych ze spisami zdawczo-odbiorczymi oraz dokumentacją na półkach w magazynach; poprawianie błędnego formatu sygnatur.
· Prowadzono prace związane z przygotowywaniem Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, Instrukcji Kancelaryjnej, Instrukcji o organizacji i zakresie działania Archiwum WUM w celu wysłania do zatwierdzenia w/w przepisów kancelaryjno-archiwalnych do Archiwum Państwowego w Warszawie i wprowadzenia nowych przepisów kancelaryjno-archiwalnych w WUM.
· Prowadzono nadzór nad pracami związanymi z porządkowaniem dokumentacji – akt osobowych – Działu Personalnego. Prace wykonywane przez dwie osoby zatrudnione na umowę zlecenie. Dokumentacja zgromadzona w tzw. registraturze (pok. 506 w Rektoracie Uczelni) oraz znajdująca się w pokojach pracowników Działu Personalnego. Prace mające na celu przekazanie dokumentacji do zasobu Archiwum Uczelni.
· Prowadzono nadzór nad pracami związanymi z porządkowaniem dokumentacji – akt osobowych studenckich – Dziekanatu I Wydziału Lekarskiego. Prace wykonywane przez dwie osoby zatrudnione na umowę zlecenie. Dokumentacja znajdująca się w pokojach pracowników Dziekanatu. Prace mające na celu przekazanie dokumentacji do zasobu Archiwum Uczelni.
· Prowadzono nadzór nad pracami związanymi z porządkowaniem dokumentacji – akt przewodów doktorskich – Dziekanatu I Wydziału Lekarskiego. Prace wykonywane przez jedną osobę zatrudnioną na umowę zlecenie. Poprawiono dokumentację znajdującą się już w zasobie Archiwum Uczelni (rocznik 2007) przyjętą spisem zdawczo-odbiorczym nr 917/60 z dnia 21.12.2009 roku oraz dokumentacja znajdująca się w pokoju pracownika Dziekanatu. Prace mające na celu przekazanie dokumentacji do zasobu Archiwum Uczelni.
· Prowadzono dalsze prace związane z wdrażaniem programu komputerowego AZAK.
· Przeprowadzono szkolenia:
- Z pracownikiem Biura Obsługi Działalności Podstawowej – w zakresie porządkowania dokumentacji „Obozy studenckie dla członków Studenckich Kół Naukowych” z wydzielaniem do kategorii A - programów naukowo-dydaktycznych i sprawozdań;
- Z pracownikiem Biura Obsługi Działalności Podstawowej – w zakresie porządkowania dokumentacji akt osobowych doktoranckich;
- Z pracownikami - Dziekanatu Wydziału Nauki o Zdrowiu, Dziekanatu I Wydziału Lekarskiego i Biura Obsługi Działalności Podstawowej – w zakresie porządkowania dokumentacji „Obciążenia dydaktyczne” – sprawozdania z realizacji pensum dydaktycznego;
- Z pracownikami Dziekanatu Oddziału Nauczania w Języku Angielskim II Wydziału Lekarskiego – w zakresie opisu teczek akt osobowych studenckich, porządkowania dokumentów, przygotowania spisu zdawczo-odbiorczego.
· Kierownik Archiwum (Pan Jakub Paprotny) uczestniczył w konferencji szkoleniowej:
- na temat „Archiwa szkół wyższych, instytucji naukowych i kulturalnych – osiągnięcia i wyzwania na przestrzeni ostatnich 70 lat”, organizowanym przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich Sekcję Instytucji Naukowych i Kulturalnych, Instytut Historyczny Uniwersytetu Wrocławskiego oraz Archiwum Politechniki Wrocławskiej.