Jesteś tutaj

Sprawozdanie z działalności Archiwum Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego za 2017 rok

SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI

ARCHIWUM WARSZAWSKIEGO UNIWERSYTETU MEDYCZNEGO ZA 2017 ROK

 

            W roku sprawozdawczym działalność Archiwum Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego obejmowała standardowe czynności związane z przyjmowaniem i udostępnianiem akt oraz ich ewidencjonowaniem i przechowywaniem.

 

1. NAZWA JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ

 

Warszawski Uniwersytet Medyczny

2. IMIĘ, NAZWISKO, STANOWISKO SŁUŻBOWE ARCHIWISTY

 

1. Jakub Paprotny – Kierownik Archiwum

2. Maria Mentrak – Specjalista

3. Beata Jankowska-Piętka – Starszy referent

3. OPIS LOKALU ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

 

Lokal Archiwum usytuowany jest na drugim piętrze wolnostojącego budynku mieszczącego się przy ul. Pawińskiego 3 (Budynek Logistyki). Składa się z 8 pomieszczeń magazynowych o łącznej powierzchni ok. 450 m², którego wyposażenie stanowią: regały stacjonarne metalowe, regały stacjonarne SYSCO, meble biurowe i archiwalne, aparatura do pomiaru wilgotności i temperatury powietrza. Zabezpieczenie przed pożarem, włamaniem, kradzieżą i innymi ujemnymi czynnikami mogącymi mieć wpływ na przechowywanie zbioru dokumentacji stanowi: sprzęt p.poż., gaśnice, ochrona całodobowa obiektu, okna pomieszczeń magazynowych zabezpieczone przed szkodliwym działaniem promieni słonecznych, zabezpieczone przewody elektryczne.

Na lokal archiwum składają się również dwa pomieszczenia biurowe oraz magazyn na materiały biurowe.

4. DOKUMENTACJA PRZEJĘTA DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

 

 

NAZWA KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ PRZEKAZUJĄCEJ DOKUMENTACJĘ:

ILOŚĆ PRZEJĘTEJ DOKUMENTACJI:

MATERIAŁY ARCHIWALNE (KAT.A)

DOKUMENTACJA NIEARCHIWALNA (KAT.B)

ilość w mb

ilość w jednostkach archiwalnych

Ilość w mb

ilość w jednostkach archiwalnych

I Wydział Lekarski

3,85

135

2

139

Wydział Nauki o Zdrowiu

-

-

9,9

812

Dział Logistyki

-

-

0,53

12

Dział Kadr i Płac – Sekcja Socjalna

-

-

1,77

43

II Wydział Lekarski z Oddziałem Nauczania w Języku Angielskim oraz Oddziałem Fizjoterapii

0,61

25

1,29

219

Biuro Audytu Wewnętrznego

0,59

23

-

-

Wydział Farmaceutyczny z Oddziałem Medycyny Laboratoryjnej

0,61

18

12,64

568

Wydział Lekarsko-Dentystyczny

-

-

2,65

210

Biuro Spraw Studenckich

-

-

0,8

21

Wydziałowa Komisja Rekrutacyjna Wydziału Nauki o Zdrowiu

-

-

1,79

5480

Dział Księgowości

-

-

46,69

807

Biuro Rekrutacji i Organizacji Kształcenia

-

-

1,32

150

5. ILOŚĆ WOLNYCH PÓŁEK

ilość wolnych półek w magazynach w mb

294,04

6. UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI

ilość udostępnionych jednostek archiwalnych

liczba osób korzystających z dokumentacji

                               470       

137

7. WYPOŻYCZANIE DOKUMENTACJI Z ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

ilość udostępnionych jednostek archiwalnych

237

8. ILOŚĆ WYBRAKOWANEJ DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

ilość w mb

ilość w jednostkach archiwalnych

 

40,273

                               10167

9. UWAGI

 

 

- Systematycznie oraz w miarę możliwości prowadzono dalsze prace związane z weryfikacją

i wprowadzaniem poprawek w ewidencji Archiwum – m. in. weryfikacja i sprawdzanie wykazu spisu zdawczo-odbiorczego ze spisami zdawczo-odbiorczymi oraz dokumentacją na półkach w magazynach, poprawianie błędnego formatu sygnatur.

 

- Prowadzono dalsze prace związane z wdrażaniem programu komputerowego AZAK.

 

- Prowadzono pomoc dla Pracowników Dziekanatu I Wydziału Lekarskiego odpowiedzialnych za dokumentację osobową studencką – dotyczącą porządkowania akt studenckich w celu przyjęcia dokumentacji z Dziekanatu do zasobu Archiwum Uczelni.

 

- Zakończono prace związane z poprawianiem ewidencji oraz dołączaniem dokumentacji akt osobowych studentów w dwóch rocznikach (2007 i 2008) [rok ukończenia studiów lub skreślenia lub rezygnacji lub nieprzyjęcia na studia] w układzie alfabetycznym – przekazanej przez Wydział Nauki o Zdrowiu – kierunek Pielęgniarstwo – studia niestacjonarne I stopnia.

 

- Przeprowadzono szkolenia oraz udzielano wskazówek metodycznych w celu prawidłowego przygotowania dokumentacji do przekazania do Archiwum Uczelni – Pracownikom:

 - Dziekanatu Wydziału Nauki o Zdrowiu – w zakresie porządkowania dokumentacji przewodów doktorskich;

  - Dziekanatu Wydziału Nauki o Zdrowiu – w zakresie porządkowania dokumentacji Profesorskich;

 - Zakładu Stomatologii Dziecięcej – w zakresie obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych;

 - Dziekanatu II Wydziału Lekarskiego – w zakresie porządkowania dokumentacji przewodów doktorskich;

 - Dziekanatu Wydziału Lekarsko-Dentystycznego – w zakresie porządkowania dokumentacji przewodów doktorskich;

 - Dziekanatu Wydziału Lekarsko-Dentystycznego – w zakresie porządkowania dokumentacji przewodów habilitacyjnych;

 - Dziekanatu Wydziału Lekarsko-Dentystycznego – w zakresie porządkowania dokumentacji Profesorskich;

 - Dziekanatu Wydziału Lekarsko-Dentystycznego – w zakresie porządkowania dokumentacji Konkursów na stanowiska naukowo-dydaktyczne;

 - I Katedry i Kliniki Chirurgii Ogólnej i Naczyniowej – w zakresie obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych;

 - Dziekanatu I Wydziału Lekarskiego – w zakresie porządkowania dokumentacji Protokołów z Posiedzeń Rady I Wydziału Lekarskiego;

 - Dziekanatu II Wydziału Lekarskiego – w zakresie porządkowania dokumentacji Protokołów z Posiedzeń Rady II Wydziału Lekarskiego;

- Działu Księgowości – w zakresie obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych;

 

 - Biura ds. Szpitali i Bazy Klinicznej – w zakresie obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych.

 

- Pracownicy Archiwum uczestniczyli w szkoleniach:

 - na temat „Pierwsza pomoc przedmedyczna”;

 - na temat „Broń biologiczna, bioterroryzm. Wybrane problemy.”;

 

- Kierownik Archiwum uczestniczył w:

 - konferencji z cyklu Składowanie i archiwizacja dokumentów na temat „Funkcjonowanie archiwów w analogowym i cyfrowym świecie”, organizowanej przez Centrum Promocji Informatyki sp. z o. o.,

 - VII Powszechnym Zjeździe Archiwistów Polskich, który odbył się w Kielcach – pod hasłem „Archiwistyka bez granic” oraz w XV Krajowym Zjeździe Delegatów Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.

 

- Prowadzono konsultacje z Archiwum Państwowym w Warszawie dotyczące przesłanych projektów przepisów kancelaryjno-archiwalnych: Instrukcji Kancelaryjnej WUM, Instrukcji o organizacji i zakresie działania Archiwum WUM oraz Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt WUM w celu zatwierdzenia.

 

- Pracownik Archiwum Państwowego w obecności pracowników Archiwum WUM przeprowadził ekspertyzę archiwalną dokumentacji kategorii BE.

 - W wyniku przeprowadzonej ekspertyzy rozpoczęto prace dotyczące przekwalifikowania dokumentacji.

 

- Prowadzono prace dotyczące przygotowania dokumentacji do wybrakowania.